А В Бардась М В Бойченко А В Дудник - Менеджмент навчальний посібник - страница 34

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49  50  51 

 

 

 

 

 

Якість (достовірність)

 

 

 

 

 

 

 

Інтенсивність (насиченість)

Ступінь впливу інформації на виробничі та управлінські процеси, на функціонування організації у цілому Здатність інформації давати    істинне та повне уявлення про об'єкти або процеси, не містити прихованих

помилок_________________

Обсяг корисних
відомостей, що
____________

Вартість інформацій­ного ресурсу або еко­номія на інших ресур­сах (грошові одиниці)

 

 

Відсоток реальних (достовірних) даних у загальному обсязі інформації

корисної

 

 

Відсоток інформації у
Недостовірність інформації може бути зумовлена декількома причинами, основною з яких є ненадійність джерела та самого змісту інформації. Для підвищення надійності інформації керівнику необхідно:

  підвищувати надійність власних джерел інформації;

  підвищувати надійність каналів передачі інформації;

  використовувати альтернативні джерела інформації;

  дублювати інформаційні канали.

З обсягом та корисністю інформації безпосередньо пов'язана її насиченссть - відсоток корисних відомостей, що міститься у загальному обсязі інформації, що була передана, прийнята та оброблена за одиницю часу.

Для підвищення насиченості інформації застосовують такі методи:

  групування;

  візуалізацію;

  розподілений доступ;

  дублювання важливих повідомлень;

  акцентування.

   Особливою категорією є публічна інформація. Публічною називають відображену та задокументовану будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформацію, що була отримана або створена в процесі виконання суб'єктами владних повноважень передбачених законодавством обов'язків або яка знаходиться у володінні суб'єктів владних повноважень. Доступ до публічної інформації є відкритим, а виключенням відомостей з обмеженим доступом. Такі відомості поділяються на конфіденційну, таємну та службову інформацію [1]:Конфіденційна інформація - це відомості, доступ до яких обмежено фізичною або юридичною особою (крім суб'єктів владних повноважень) та яка може поширюватися у визначеному особою порядку за її бажанням відповідно до передбачених умов.

   Таємна інформація - це відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю, а їхнє розголошення завдає шкоди особі, суспільству або державі. Таємною визнається інформація, яка містить державну, професійну, банківську таємницю, таємницю слідства та іншу передбачену законом таємницю.

   Службова інформація - це відомості, які містяться у документах суб'єктів владних повноважень та становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації (якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень).

Носій інформації - це матеріальний об'єкт або середовище, здатний тривалий час зберігати у своїй структурі занесену до нього (на нього) інформацію. За походженням носій інформації може являти собою каміння, деревину, папір, метал, пластмаси, напівпровідники (кремній тощо), магнітну стрічку (бобіни, касети), матеріали зі спеціальними властивостями та електромагнітні випромінювання.

За тривалістю зберігання інформації носії класифікуються на:

    призначені для довгострокового зберігання (неможливість виконання функції носія інформації зумовлюється випадковими обставинами);

    призначені для короткострокового зберігання (неможливість виконання функції носія зумовлено природними процесами, які призводять до неминучої деградації носія).

У зв'язку зі швидким оновленням технічних засобів обробки інформації серйозною проблемою стає забезпечення доступу до тих даних, які зберігаються на застарілих носіях. Так, свого часу американська аерокосмічна агенція NASA опинилася у складній ситуації внаслідок неможливості зчитування записів про польоти людини на Місяць. Причиною цього було те, що розмови астронавтів з Центром управління на Землі було записано на комп'ютерних бобинах (електромагнітних стрічках), які вже давно припинили виробляти, так само як і комп'ютери для них. Хоча самі бобини добре збереглися, у NASA не залишилося жодного старого комп'ютеру, який би міг відтворити записану на магнітних стрічках інформацію. Вихід було знайдено випадково - в університетському музеї Австралії дивом зберігся старий комп'ютер необхідної моделі. Відтепер у СполученихШтатах носії інформації зберігаються обов'язково разом з пристроями для їх зчитування.

Для менеджера подібна проблема може проявитися за 10-15 років, якщо інформацію було збережено лише у електронному вигляді. Тому необхідно здійснювати резервне зберігання даних та забезпечувати можливість зчитування відповідної інформації з носіїв у майбутньому.

 

9.2  Комунікації у менеджменті

Про що пишемо: Поняття і характеристика комунікацій. Різновиди комунікацій. Елементи комунікаційного процесу. Етапи комунікаційного процесу. Засоби комунікацій. Зворотний зв'язок. Міфи про природу комунікації.

В умовах глобалізації та створення інформаційного суспільства саме комунікації стають головною перешкодою на шляху досягнення ефективності організації. Люди проводять більшу частину свого життя у спілкуванні з іншими людьми. Сьогодні, завдяки науково-технічному прогресу, стає можливим спілкуватися частіше, на величезних відстанях та з більшою кількістю людей. Ця «легкість спілкування» є перевагою і водночас «прокляттям» нашого часу. Відомий італійський письменник Умберто Еко стверджує, що «стільниковий телефон замість того, аби надати людині свободу спілкування, перетворив її на раба, назавжди прив'язавши до інших людей». Завдяки телебаченню, радіо та Інтернету люди щоденно отримують величезний обсяг інформації -співставний з тим, який наші прапрадіди у ХІХ столітті накопичували протягом усього свого життя. Як наслідок, ми стаємо менш уважними, більш схильними до стресів, а візуалізація змісту більшості повідомлень позбавляє нас здатності до абстрактного мислення. Тим не менш ми маємо навчитися спілкуватися з іншими людьми та робити це результативно (так аби інші нас розуміли) та ефективно (з найменшими витратами зусиль). Саме цьому і присвячена ця частина нашої книги.

Дослідники менеджменту давно визначили, що жодна організація не зможе існувати без складної та непомітної для ока мережі комунікаційних структур. Комунікаційні мережі забезпечують нас необхідною для роботи та особистого розвитку інформацією, дозволяють контактувати з іншими людьми та вирішувати конфліктні ситуації. При цьому всім учасникам спілкування доводиться докладати неабияких зусиль для розуміння позиції своїх партнерів. Ці зусилля винагороджуються досягненням більш високого рівня вмотивованості співробітників організації, меншим рівнем невдоволення людей та укладанням угод про партнерство замість конкурентних війн на знищення.    Для    досягнення    таких    результатів менеджеривикористовують формальні та неформальні канали комунікацій, а також різні види спілкування.


Поширені у сучасних організаціях види комунікацій наведено на рис. 9.1:

Як видно з рис. 9.1, у організаціях комунікації можуть бути вертикальними (між керівником та підлеглим або між керівником та робочою групою) та горизонтальними - між людьми, які працюють на тому самому ієрархічному рівні або виконують подібну роботу (між робітниками або між рядовими членами робочої групи). Також виділяють формальні та неформальні комунікації.

Під неформальними комунікаціями розуміють передачу інформації у вигляді чуток та пліток. Результати досліджень доводять [37], що передана по каналах неформального спілкування інформація (чутки) про зміни у організації зазвичай виявляється точною на 88-90%.

Типова інформація, яка передається неформальними каналами у вигляді чуток [37]:

      майбутні скорочення робочих місць;

      нові дисциплінарні заходи керівництва;

      заплановані зміни в структурі організації;

      прийдешні переміщення і підвищення співробітників;

      описання конфліктів між колегами;

      подробиці особистого життя інших працівників. Формальні комунікації являють собою передачу та отримання

повідомлень щодо діяльності організації у вигляді наказів, розпоряджень, звітів та доповідних записок. Формальні комунікації, таксамо як і неформальні, є частиною комунікаційного процесу в організації.

Комунікацйййнийй процес - це обмін інформацією між двома або більше людьми.

Важливо усвідомлювати, що комунікаційний процес передбачає одночасну передачу та отримання повідомлень усіма його учасниками. Не можна вважати комунікаційним процесом лише передачу повідомлення; відправник має обов'язково переконатися, що зміст переданої інформації був сприйнятий особою, для якої повідомлення було призначене.

Основною метою комунікаційного процесу є забезпечення розуміння інформації, яка є предметом обміну.

Процес комунікацій складається з п'яти основних елементів [7]:

1) 
Відправник - особа, яка генерує ідеї або збирає та передає інформацію.

2)Повідомлення -інформація, закодована за допомогою символів.

3)  Засіб - тип (спосіб) кодування інформації (візуальна -зображення, аудіо - звуки, письмова - символи).

4)  Канал - маршрут передачі інформації. Основними каналами комунікації є особиста розмова, лист, телефон, факс, електронна пошта, афіша, брошура, відео.

Одержувач - особа, для якої призначена інформація та яка інтерпретує отримане повідомлення.На рис. 9.2 представлено основні елементи процесу комунікації. Відправник хоче повідомити одержувача про свою симпатію. Для цього відправник обирає засіб передачі інформацію - квітку. Квітка передається за допомогою каналу «особиста розмова» між відправником та одержувачем. Канал, засіб та невербальні символи (посмішка, жести, контакт очима) формують повідомлення, яке інтерпретується одержувачем. Іноді засіб та канал передачі інформації можуть розглядатися як синоніми. Втім краще розуміти відмінності між цими двома поняттями для уникнення плутанини у визначеннях.


При обміні інформацією учасники комунікаційного процесу проходять кілька послідовних та взаємозалежних етапів (рис. 9.3):

1.     Зародження ідеї - обмін інформацією починається з формулювання ідеї або збирання інформації. Відправник вирішує, яку важливу ідею або повідомлення варто зробити предметом обміну.

2.     Кодування та вибір каналу - перш ніж передати ідею, відправник має за допомогою символів закодувати її, використовуючи для цього слова, інтонації та жести (мову тіла). Таке кодування перетворює ідею у повідомлення. Наступним кроком є вибір каналу передачі, сумісного з типом символів, які використовуються для кодування. До деяких загальновідомих каналів відносяться передача мови та письмових матеріалів, електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронну пошту, стільниковий (мобільний) зв'язок та відеоконференції.

3.      Кодування інформації із використанням багатьох засобів на одному каналі (розміщення малюнків та таблиць поряд з текстовим матеріалом) посилює дію повідомлення. Так само ефективною є передача повідомлення із застосуванням декількох каналів (усна доповідь супроводжується відеопрезентацією та друкованими матеріалами).Передача - тут мова йде про фізичне пересилання повідомлення за визначеним маршрутом. Відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї або сукупності ідей) одержувачу.

4.    Декодування - це переклад символів відправника у думки одержувача (інтерпретація повідомлення). Якщо символи, обрані відправником, мають таке ж значення для одержувача, останній буде знати, що саме мав на увазі відправник, коли формулювалася його ідея. Так, знаючи українську мову (її символи, правила кодування звуків та значення слів) ви можете читати цей посібник.

5.       Зворотний зв'язок - це відповідь одержувача на повідомлення; інформація (у вербальному або невербальному оформленні) відсилається назад відправникові. Зворотний зв'язок помітно підвищує шанси на ефективний обмін інформацією, дозволяючи обом сторонам уникати викривлення інформації внаслідок шуму.

6.     Шум - у бізнес-комунікаціях шумом називають все те, що спотворює зміст повідомлення та ускладнює його сприйняття одержувачем. Це може бути втома слухача, знервованість відправника, незрозумілі терміни або галас в авдиторії. Шум не є окремим етапом процесу комунікації, оскільки він існує на всіх стадіях передачі інформації.


Наші уявлення про спілкування не завжди відображають реальний стан речей. Люди переважно надто спрощують або надто ускладнюють процес обміну інформацією, не беручи до уваги впливу побічних факторів. Для ліпшого розуміння сутності комунікаційного процесу розглянемо найпоширеніші хибні уявлення щодо нього (міфи про комунікації) у табл. 9.2.
Досягнення мети комунікаційного процесу (забезпечення розуміння інформації, що передається) визначається комунікаційними навичками (ораторськими здібностями та здатністю слухати) учасників комунікаційного процесу, їх настановами (психологічними та ціннісними), життєвим досвідом та розумовими здібностями. Невідповідність сприйняття інформації відправником та одержувачем зумовлюється найчастіше саме переліченими вище факторами. Вплив цих факторів буде розглядатися нижче під час вивчення нами основних «перешкод» у міжособистісних та організаційних комунікаціях.

Модель комунікаційного процесу представлено на рис. 9.4.
Рис. 9.4 - Модель комунікаційного процесу [31]9.3 Міжособистісні та організаційні комунікації

Про що пишемо: Вікно Джоарі. Перешкоди в комунікаціях. Підвищення ефективності комунікацій.

Менеджери витрачають на розмови з людьми (іншими керівниками, підлеглими, постачальниками та клієнтами) від 50 до 90% свого робочого часу. Звичайними проблемами при цьому є взаємне розуміння учасників та дефіцит довіри. Психологи створили просту матрицю, яку можна застосовувати при розгляді способів спілкування та визначенні того як встановлюються формується довіра між людьми під час міжособистісних та організаційних комунікацій. Ця матриця отримала назву «вікно Джоарі» за іменами людей, які її розробили (Джозефа Люфта і Гаррі Інгрема). Розглянемо матрицю Джоарі на рис.

9.5.

 

 

Я усвідомлюю

Я не усвідомлюю

Вони усвідомлюють

ВІДКРИТІСТЬ

СЛІПОТА

Вони не усвідомлюють

СКРИТНІСТЬ

НЕВИЗНАЧЕНІСТЬ

 

Рис. 9.5 - Вікно Джоарі: чотири типи спілкування [7]

 

При зустрічі вперше з незнайомим людьми вони знають про вас мало або зовсім нічого. Для початку спілкування ви починаєте розкривати те, що стосується вас. Люди починають збирати докупи свої враження про вас, враховуючи й ті фактори, які є невідомим для вас. Людина має навчитися розуміти область спілкування, у якій вона знаходиться, та визначити межі відкритості, до яких прагнуть обидві сторони комунікаційного процесу. Найбільші комунікаційні невдачі відбуваються у областях «сліпоти» та «скритності». Через це менеджери мають удосконалювати власну комунікабельність, розвиваючи навички сприйняття реакції інших людей та позитивного ставлення до інших.

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49  50  51 


Похожие статьи

А В Бардась М В Бойченко А В Дудник - Менеджмент навчальний посібник