О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця - страница 10

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 

створює банк даних про підприємства, потенційних інвесторів і проекти;

налагоджує взаємодію з громадськими організаціями підприємців з питань розвитку та підтримки підприємництва;

готує для керівництва проекти рішень та пропозиції щодо виконаннядоручень органів виконавчої влади вищого рівня;

бере участь у підготовці проектів нормативних та організаційно-методичних документів, проведенні експертизи документів, що стосуються відповідного напряму роботи підрозділу, та підготовці інформації про результати цієї роботи;

надає консультативно-методичну допомогу спеціалістам місцевих державних адміністрацій нижчого рівня та підприємцям реґіону з питань, що належать до його компетенції;

готує проекти відповідей на звернення та заяви, що надійшли для розгляду до відповідного підрозділу.

Спеціаліст першої категорії виконує роботи, пов'язані з аналітичною діяльністю на одному з напрямів роботи підрозділу:

контролює та оцінює стан справ на відповідній ділянці роботи;

узагальнює практику застосування законодавства та хід реалізації державної політики з певних питань, що належать до компетенції підрозділу;

веде банк даних про взаємодію з підвідомчими підприємствами та організаціями з питань, визначених компетенцією підрозділу;

організовує комп'ютерно-інформаційне обслуговування підрозділу;

бере участь у розробленні проектів нормативних та організаційно-методичних документів;

готує проекти інформаційно-аналітичних матеріалів і відповідей на звернення та заяви, що надійшли до нього;

веде діловодство, кореспонденцію в підрозділі.

Спеціаліст другої категорії працює під методичним керівництвом спеціаліста вищої категорії або керівника підрозділу, здійснюючи контрольно-аналітичні операції за одним з напрямів роботи підрозділу:

бере участь у розробці проектів нормативних та організаційно-методичних документів, інформаційно-аналітичних матеріалів, пов'язаних з роботою підрозділі;

готує відповіді на звернення та заяви, що надійшли на розгляд до відповідного підрозділу;

веде діловодство, кореспонденцію в підрозділі.

Спеціаліст виконує роботи під контролем спеціаліста вищої категорії: у межах своєї компетенції здійснює контрольно-аналітичні операції за одним

з напрямів роботи підрозділу;

бере участь у розробці проектів нормативних та організаційно-методичних

документів;

розробляє інформаційно-аналітичні матеріали, пов'язані з прийняттям та виконанням управлінських рішень;

готує відповіді на звернення та заяви, що надійшли на розгляд до відповідного підрозділу;

веде діловодство і кореспонденцію в підрозділі.Тема 8. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ

 

8.1. Організація індивідуального робочого місця державного службовця

 

Організація робочого місця є важливою складовою діяльності органів державної влади, що створює умови для високопродуктивної праці і якісного виконання посадових обов'язків.

Робоче місце - зона трудової діяльності одного або декількох працівників на обмеженій ділянці, яка оснащена необхідними засобами для виконання посадових обов'язків. Загальна площа робочого приміщення визначається відповідно до кількості місць, габаритних розмірів меблів та обладнання і повинна передбачати мінімум витрат часу на обмін необхідною інформацією між співробітниками підрозділу, вільний підхід до засобів оргтехніки, дотримання санітарних норм. Службові приміщення слід проектувати таким чином, щоб вони мали прямокутну форму зі співвідношенням сторін 1:1,5 (максимум 1:2), висотою не менше 3,25 м і шириною - 2,5 м. На одного працівника має припадати 3,25-5 м площі (іноді до 6 м ). Глибина приміщень при освітленні з одного боку не повинна перевищувати 6-7 м, а при двосторонньому - 15 м. Проходи між столами, де немає стільців, повинні бути не менше 55 см для однієї особи і не менше 80­100 см - для двох осіб.

Підбір раціональних меблів - обов'язкова умова наукової організації праці. При роботі з документами зручні меблі мають пряме відношення до підвищення продуктивності управлінської праці. Вони підбираються з таким розрахунком, щоб працівник міг виконати роботу не переміщаючись зі свого місця (зона досяжності не більше 1,5 м по довжині і 0,5 м в глибину).

До комплекту меблів для обладнання робочих місць залежно від характеру роботи належать письмові столи, крісла, шафи. Поверхня меблів має відповідати гігієнічним та психофізіологічним вимогам, тобто бути твердою та рівною, покриватися лаком або іншим матеріалом, що виключає сліпучі виблиски від сонячного, денного та штучного світла.

Для сидячої роботи габарити меблів повинні забезпечувати таке положення рук, за яким згинання у плечовому суглобі-зчленуванні, тобто вище плеча вперед і відведення плеча, не перевищує 15°, а внутрішній кут в ліктьовому суглобі знаходиться в межах 90-120°.

Розміри полиць і шаф в столах повинні відповідати розмірам матеріалів, які у них зберігаються (папок, паперів). При цьому спосіб зберігання повинен забезпечити зручність їхнього укладання, пошуку й виїмки (найкраще зберігати у вертикальному положенні). Доцільно обладнати спеціальні ящики з відділеннями для зберігання паперів, письмового приладдя, карток.

Вікно не повинно знаходитися в полі зору працівника. Тому столи слід розташовувати перпендикулярно до вікна таким чином, щоб останнє знаходилосязліва від працівника. Не слід також розташовувати робоче місце біля опалювальних приладів, щоб виключити неприємну дію від випромінюваного ними тепла. Письмові столи не повинні розташовуватися напроти вікон.

Висота столу повинна бути такою, щоб передпліччя рук могли вільно рухатися вперед паралельно підлозі. Покладені на стіл руки не повинні викликати підняття або неправильного розвороту плечей. Перевагу слід віддавати столам без ящиків в центрі. Щоб уникнути зайвої напруги зору рекомендується застосовувати пюпітри та підставки для зчитування документів. При добірці кольору кришки слід пам'ятати, що чим темніше її забарвлення, тим сильніше контраст з папером. Зайве полірування викликає світлові відблиски, які ускладнюють роботу та ушкоджують зір працівника.

Відстань між поверхнею сидіння стільця і підлогою з урахуванням його прогину під вагою людини має бути такою, щоб частина ноги від коліна до стегна була паралельна підлозі. У ряді випадків висота стільця в 45-47,5 см виявляється достатньою для зручної роботи за столом висотою 70 см. Але деяким працівникам необхідний більш низький або високий стілець. Тому краще використовувати крісло з регульованою висотою. Крісло також має бути рухливим і поворотним.

Чимале значення для ефективності роботи держслужбовців має конструкція шаф. Вона повинна забезпечувати швидкий огляд корінців папок зі спеціальними індексними відмітками. При цьому перевагу слід віддавати шафам з жалюзі, а не з дверками, які економлять місце в приміщеннях. Доцільно застосовувати секційні шафи, що дозволяє додавати до них окремі секції при збільшенні обсягу збереженої інформації. Шафи можна використовувати як перегородки і, змінюючи їхнє розташування, швидко міняти планування службових приміщень.

При підборі меблів слід враховувати кількість паперової інформації, що буде надходити і зберігатися на робочому місці, про намічене розміщення різних видів оргтехніки і документів, бо від формату документів і засобів оргтехніки залежать розміри полиць в шафах, ящиків в столах, конфігурація столу. Канцелярські приладдя доцільно зберігати в одному місці, тому у столах мають мають бути передбачені лотки для їхнього розміщення.

Крісло повинно мати форму, що дозволяє присувати його впритул до стола так, щоб рука працівника отримала необхідну опору. Перевагу слід віддавати стільцям та кріслам з регульованою висотою сидіння, а також з пересувною спинкою, зігнутої на упорі спини з шириною не менше 150 мм. Висота сидіння повинна забезпечити положення рук трохи вище кришки стола. Його робоча поверхня повинна знаходитися на висоті близько 330 мм над сидінням. Ноги повинні спиратися на підлогу або підставку. Робоче крісло має бути стійким та відповідати таким умовам:

сидіння має регулюватися за кутом нахилу та висотою відповідно до висоти робочої поверхні та зросту працюючого (від 370 до 800 мм від підлоги); рекомендована ширина сидіння - 370-400 мм, глибина - 370-420 мм, передній край сидіння - скошений та закруглений;висота спинки має регулюватися у межах 150-180 мм від поверхні сидіння, ширина спинки - не менш 300 мм, форма спинки має бути пристосованою до форми спини людини та регулюватися за кутом нахилу;

поруччя мають регулюватися за висотою та вертикальним кутом нахилу;

зовнішній вигляд і кольорове оздоблення мають відповідати вимогам технічної естетики.

Організація робочого місця істотно впливає на ефективність праці державного службовця, залежить від займаної посади і характеру роботи. За кожним співробітником або групою співробітників закріплюється певне приміщення раціонального розміру з урахуванням функцій, які виконує працівник. Сьогоднішня практика планування робочого місця держслужбовців передбачає використання кабінетної і зальної систем.

При використанні кабінетної системи, в окремому кабінеті розташовують робоче місце керівника або групи співробітників певного структурного підрозділу. Недоліками використання такої системи організації робочого місця є низький коефіцієнт використання площі будівлі, додаткові витрати на опалення, освітлення та ін. До того ж кабінетна система збільшує маршрути переміщення персоналу, ускладнює документообіг.

При використанні зальної системи в одній великій кімнаті розміщуються одночасно декілька структурних підрозділів. Схема розміщення робочих місць оптимально відповідає технологічному процесу і документаційним потокам, знижує витрати на освітлення, опалення та утримання будівлі, а перепланування приміщень проводиться з меншими витратами. Недоліками такої системи є високий рівень шуму, що підвищує стомлюваність службовців і знижує ефективність управлінської праці.

У процесі роботи необхідно підтримувати певний порядок: на поверхні робочого стола не повинно бути нічого зайвого, документи та засоби праці мають бути на одних і тих же місцях, після завершення роботи на робочому столі треба навести порядок. Обслуговування робочих місць включає його постачання необхідними канцелярськими матеріалами, ремонт обладнання, прибирання приміщень, своєчасний ремонт.

Адміністрація державного органу зобов'язана забезпечити нормальні умови праці для кожного державного службовця. Такими умовами є: забезпечення технікою і справний її стан;

своєчасне забезпечення документацією та інформацією, необхідною для виконання відповідних функцій;

належна якість техніки і матеріалів;

своєчасне забезпечення робочого місця енергією;

безпечні і здорові умови праці, включаючи дотримування норм техніки безпеки, освітленості, опалення, вентиляції, усунення шкідливих наслідків шуму, випромінювання та інших факторів, що негативно впливають на здоров'я.Якщо з вини адміністрації такі умови не створено, винних треба притягувати до дисциплінарної відповідальності.

Обладнання робочого місця державного службовця має бути визначеним в посадовій інструкції. Усі інші умови праці встановлюються в правилах, прийнятих в державному органі, наприклад, правила з техніки безпеки, виробничої санітарії, протипожежної безпеки та ін.

Організація робочого місця державного службовця має спиратися на певні принципи, а саме на принцип узгодженості та відповідності його елементів: завдань (функцій) і обов'язків, для вирішення яких створено робоче місце; прав, повноважень і оснащення (устаткування, засобів), що забезпечують виконання завдань і обов'язків;

відповідальності за виконання завдань і обов'язків.

Усі елементи складають єдину систему як гармонійне ціле. При недостатній відповідності елементів одне одному порушується оптимальна діяльність усієї системи, у якій перший елемент зумовлює існування наступних і необхідність існування робочого місця як такого. Ось чому нехтування оснащенням робочого місця дорівнює невиконанню одного з найголовніших обов'язків керівника: зберігати організаційну стабільність, що є умовою функціонування будь-якого інституту влади.

 

8.2. Принципи раціональної організації робочого місця державного службовця

 

Правильно організоване робоче місце суттєво впливає на гармонійність людських відносини в колективі (мається на увазі відповідність зазначених вище елементів). Безліч питань, суперечок, взаємних образ і претензій виникають іноді тільки тому, що працівники не знають своїх повноважень і хто за що відповідає, ось чому слід узагальнити принципи раціональної організації робочого місця.

Принцип відповідності. При підборі функцій робочого місця слід прагнути до того, щоб вони відповідали фізичним можливостям людини. Неприпустимо нагромадження на одному робочому місці таких функцій, з якими рядовий працівник середньої кваліфікації не зможе впоратися.

Принцип належної деталізації робочого місця, яка повинна мати певну межу, пов'язану з необхідністю: перехід цієї межі є організаційної помилкою. Необхідний ступінь деталізації у визначенні завдань та обов'язків можна встановити за таких умов:

1.  Деталізація повинна сприяти точному розмежуванню сфер діяльності між
робочими місцями таким чином, щоб ці сфери не перекривалися і щоб між ними
не з'являлося „нічийних" зон. Особливо детально і точно слід визначати
периферійну тематику.

2.         Деталізація має бути максимально повною, щоб не допускати тенденціїзміщення цілей, коли службовець, професією якого є надання суспільству певних послуг, вимушений замість цього присвячувати більшу частину робочого часу обслуговуванню відділів власної установи або витрачати його на складання звітів і доповідних записок на випадок контролю.

3.     Деталізація може бути виправданою, якщо вона полегшує працівникові планувати і правильно розподіляти свої дії.

4.     Ступінь деталізації повинна бути такою, щоб на її основі можна було б орієнтуватися, чи правильно розраховано обсяг роботи на даному робочому місці і чи здатний державний службовець у встановлений час впоратися з цим обсягом.

Якщо ступінь діяльності визначення завдань та обов'язків не вкладається в жодний із перерахованих пунктів, то це означає, що існує надмірна деталізація, яка обмежує свободу дії як самого працівника, так і всього державного закладу.

Принцип показників. Щоб перелік завдань та обов'язків не міг піддаватися вільної інтерпретації і був оперативним інструментом в руках керівника, кожному його пункту повинен відповідати показник виконання. Цей показник слід визначити не „кабінетним шляхом", а після консультацій і, якщо це можливо, за погодженням із зацікавленим у цьому працівником. При визначенні показників належить звертати увагу на те, щоб вони відображали лише ті результати, які залежать від самого працівника, наприклад, як оцінні показники організації робочого місця і відповідної результативності можуть вплинути на швидкість прийняття управлінського рішення, швидкість реагування на запити, якість і безпомилковість управлінських рішень.

Принцип значущості доручених завдань. Припустимо, що опис робочого місця містить шість пунктів. Однак п'ять із них працівник виконує, а шостим нехтує. Використовуючи найпростіший розрахунок, він може щиро вважати, що справляється зі своїми обов'язками на 5/6. Іноді й керівник дотримується такої ж думки, і тоді конфліктів у їхніх взаємовідносинах немає. Але може бути й інакше.

Якщо за оцінкою керівника невиконане завдання становить 5/6 якісної значущості, а п'ять виконаних завдань - ледве 1/6, то між ними виникають суперечності, які можна усунути лише шляхом визначення вагу і значення кожного з доручених обов'язків.

Принцип рівномірності стимулів і санкцій. Якщо точність визначення завдань, обов'язків та показників буде різною, то центр тяжіння інтересів виконавця буде тяжіти до більш конкретних. У такому ж напрямку будуть розвиватися стимули й санкції: чим конкретніше завдання і ясніше показник, тим легше керівнику помітити найменший недогляд, що тягне за собою неприємні наслідки у вигляді примушування. Але справжній стимул виникає з можливості самої людини бачити й оцінювати результати своєї праці. Вона хоче оцінювати ці результати власноруч і щоб їх побачили інші. За цією тезою, чим завдання і показники конкретніше, тим помітніше результати і тим привабливішою для виконавця стане праця. Ось чому односторонній погляд на вплив примусу істимулу порушує заплановані пропорції у виконанні завдань. Дотримання ж принципу рівномірності дозволяє виконати завдання з однаковою точністю оцінки показників для обох сторін.

Принцип самовираження. Кожна людина має певні здібності, честолюбство (переважно досить високе), захоплення та уподобання, хоче виділитися, звернути на себе увагу, впливати на роботу, користуватися повагою колективу та відчувати громадську корисність. Якщо людина виконує роботу, що відповідає її захопленням, здібностям і надає можливість задовольнити честолюбство, то створюються умови для „самовираження". У прагненні до цієї мети людина не тільки позбувається тенденції до мінімізації своїх обов'язків, але й намагається розширити їх. Не випадково більша частина психологів серед усіх людських потреб потребу в самовираженні ставить на перше місце.

Принцип підвищення кваліфікації кадрів, за яким кожний працівник зобов'язаний постійно вчитися. Цей обов'язок, що став одним із основних, на жаль, усе ще не реалізується належним чином. Саме тому він має враховуватися при розробці переліку завдань та обов'язків (посадових інструкцій) державних службовців. Для його реалізації необхідно періодично переглядати посадові інструкції, перевіряючи, чи передбачена в них діяльність щодо професійного розвитку працівників у вигляді підвищення кваліфікації.

 

8.3. Опис робочого місця державного службовця

 

Під описом робочого місця розуміється перелік робіт, що виконується на даному робочому місці, включаючи права, обов'язки, ступінь відповідальності та рівень кваліфікаційних вимог до працівника. Такий опис може зробити сам працівник з подальшим його затвердженням керівником, начальник для своїх підлеглих або співробітник вищої посади порівняно з безпосереднім керівником.

Разом з тим є причини, за якими опис робочого місця не повинен робити його власник. По-перше, він не може бачити більш широкий спектр свого робочого місця. Це легше зробити з позиції вищого посадовця, що бачить декілька напрямків роботи підлеглих і таким чином уникнути дублювання.

По-друге, безпосередній виконавець не може з належною об'єктивністю визначити коло своїх завдань та обов'язків і обґрунтовано встановити рівень відповідальності за їхнє виконання.

З числа авторів опису робочих місць у формі регламентів доцільно виключити і працівників, що займають посаду вище безпосередніх керівників. Описи робочих місць „зверху" є серйозною організаційною помилкою, бо вищі посадовці не знають тих працівників, для яких ці описи призначені, і не можуть враховувати індивідуальних особливостей окремих працівників.

Краще для більшості службовців, якщо опис робочих місць розробляють їхні безпосередні керівники, оскільки вони володіють найбільшою інформацією про їхні індивідуальні якості і кваліфікацію.Але найкращою є ситуація спільного складання опису робочого місця виконавцем і його керівником. За такою схемою усуваються причини можливих непорозумінь, пов'язаних з різною інтерпретацією окремих пунктів опису, хоча починати опис слід з посади керівника, бо без чіткого уявлення про його функції, важко сформулювати завдання для його підлеглих.

Звичайно, що опис робочих місць державних службовців потребує постійного оновлення і певної жорсткості в управлінні, хоча сучасний рівень технічного прогресу зменшує рівень його необхідності. Але водночас правильна та раціональна організація робочого місця, що включає його опис, дозволяє отримати певні управлінські переваги:

1.   Покращення спеціалізації персоналу. Воно зумовлюється автоматичним врахуванням в описі робочого місця посади і ділових якостей працівника (бо в іншому випадку кожен документ доходить до працівника шляхом особливої вказівки, що порушує стабільність і можливість спеціалізації).

2.   Досягнення самостійності в роботі. Якщо керівник прагне до сучасного рівня функціонування апарату, він в описі робочого місця обов'язково передбачить певний рівень самостійності при виконанні відповідальних завдань.

3.   Уникнення перестраховки з боку працівників. Службовець, який розуміє свої повноваження, має чітко окреслені завдання і точно встановлені показники його виконання, буде займати активну позицію, позбавиться від перестраховки і уникне зайвих або необґрунтованих побоювань. Дослідження свідчать, що основними джерелами скарг на адміністрацію є недовірливість, побоювання і перестраховка держслужбовців при виконанні завдань і прийнятті рішень.

4.   Полегшення підбору персоналу. Кадрові служби, що займаються підбором і прийомом на роботу, повинні мати комплекти описів робочих місць для попереднього ознайомлення з ним потенційних кандидатів певну посаду, де міститься інформація про необхідний рівень кваліфікації.

5.   Забезпечення обґрунтованої оцінки діяльності працівників. У сучасній моделі управління підвищується роль періодичної оцінки діяльності працівників на основі конкретних результатів роботи. Головною точкою відліку для цього є перелік завдань та обов'язків, що містяться в описі певного робочого місця.

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 


Похожие статьи

О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця