О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця - страница 11

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 

6.       Удосконалення процесу підготовки та перепідготовки працівників. Основою удосконалення їхнього професійного навчання стане опис робочих місць, що дозволить наблизити процес підвищення кваліфікації до реальності і отримати гарантію того, що навчальні програми будуть відповідати запитам слухачів.

7.       Полегшення нормування штатного розкладу. При детальному описі робочих місць розрахунок штатів адміністративного органу буде відбуватися на основі реєстрація виконаних робіт певною посадовою особою.

Полегшення встановлення відповідальності працівника. При появі серйозних упущень в роботі, на основі опису робочих місць значно легше визначити рівень відповідальності кожного працівника, установивши чиє халатнеставлення до обов'язків призвело до небажаного стану речей.

9.    Оптимізація планування робіт. Опис робочого місця дозволяє при
плануванні правильно розподілити завдання за рівнем їхньої важливості і
відповідальності кожного працівника.

10.       Раціоналізація мотивації виконання завдань. Опис робочого місця стимулює сумлінне виконання професійних обов'язків і створює в державній установі сприятливий морально-психологічний клімат, бо кожен з державних службовців знає, яке значення має його робота і як буде оцінена в колективі.

11.       Досягнення раціонального робочого навантаження і справедливої винагороди. Відсутність належних описів робочих місць ускладнює оцінку рівня завантаженості і корисного внеску кожного в роботу державної установи.

12.      Полегшення роботи керівника. Конкретизація завдань, що
передбачається в описі робочого місця, надає можливість навіть
новопризначеному керівнику скласти уявлення про орган управління, ретельно
ознайомитися з його структурою, розробити книгу служб тощо.

13.    Забезпечення відповідного рівня трудової дисципліни. Вона напряму пов'язана з правильно організованим робочим місцем.

14.    Впровадження сучасних форм діловодства. Розподіл обов'язків між окремими робочими місцями дозволяє раціоналізувати рівень канцелярської праці, ввести безжурнальну систему, ліквідувати плутанину при щоденному розподілі пошти. За відсутності чітких описів робочих місць уся ця робота має проходити через руки керівника, відбираючи в нього робочий час.

15.    Покращення каналів проходження інформації. Без точного визначення меж діяльності кожного робочого місця неможливо введення сучасної організаційної інформаційної системи навіть теоретично, оскільки невідомо, яку інформацію кому слід направляти.

Виявлення дублювання та ліквідація „вузьких місць" при розподілі завдань між персоналом окремого структурного підрозділу. Кожне робоче місце повинно бути забезпечене інформацією із зазначенням усіх правових норм, з якими має бути ознайомлений певний державний службовець. Причому такі матеріали слід розташовувати відповідно до ієрархії та хронології з додаванням алфавітного предметного покажчика - це дозволяє швидко знайти необхідну інформацію в конкретний момент часу.Тема 9. ОБСЛУГОВУВАННЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ

 

9.1. Основи раціонального обслуговування робочого місця державного службовця

 

Удосконалення організації робочих місць пов'язане з раціональними параметрами його обслуговування, яке включає такі технічні характеристики:

вибір і компонування меблів та устаткування з урахуванням антропометричних показників;

забезпечення зручного місця роботи працівника, що створює умови для меншої стомлюваності, гарного зорового сприйняття, свободи рухів;

обладнання робочого місця відповідною оргтехнікою і засобами механізації; раціональне планування робочого часу; створення сприятливих санітарно-гігієнічних і естетичних умов праці. Для забезпечення оперативності у роботі окремих категорій працівників необхідно мати на робочих місцях такі довідкові матеріали: тлумачний словник термінів відповідної галузі; довідники з чинного законодавства; орфографічний словник;

довідкові книжки з адресами та телефонами працівників, діяльність яких пов'язана з цією установою;

карткові покажчики до збірників постанов та розпоряджень уряду, наказів органу виконавчої влади тощо;

фахову літературу;

періодичні видання з напряму діяльності;

сучасну літературу з питань економіки та науково-технічної інформації;

навчально-методичну літературу із сучасних форм і методів аналізу соціально-економічної ситуації;

нормативно-правову базу (електронна форма);

оргтехніку та канцелярські товари, папір тощо. За родом своєї діяльності державний службовець повинен мати окреме приміщення, оснащене меблями та оргтехнікою, необхідними для керівництва всіма видами діяльності установи. На робочому місці керівника рекомендується мати такі документи:

оперативні відомості про роботу установи за поточний період;

матеріали про збереження власності підприємства і трудову дисципліну;

план організаційно-технічних заходів;

штатний розклад;

графік роботи підрядних організацій; положення про пропускний режим;

папку для доповідних записок начальників служб і відділів; карту-схему розташування будівель та споруд установи;підсумки щодо діяльності за попередній рік; телефонний довідник (міський і внутрішній); протоколи виробничих нарад.

Робоче місце держслужбовця повинно бути оснащено комп'ютерною технікою, технічними засобами автоматизації інформаційно-управлінської діяльності. Повна інтегрована автоматизація держаної служби припускає охоплення наступних інформаційно-управлінських процесів: зв'язок, збір, збереження і доступ до інформації, її аналіз, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і вирішення спеціальних завдань. Структурні підрозділи повинні бути забезпечені факсом, ксероксом, телефонним та електронним зв'язком.

До складу сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності можуть бути віднесені:

1.        Персональні комп'ютери (для електронної обробки інформації, електронної пошти, що забезпечує обмін офіційною діловою кореспонденцією з іншими установами, доступ до загальних баз даних і знань, вирішення індивідуальних науково-технічних завдань).

2.        Електронні друкарські машинки (у комплексі з мікропроцесорами, пам'яттю та іншими електронними блоками вони забезпечують: набір знаків більше 96, швидкість до 20 знаків в секунду, можливість підключення телевізійного монітора до машинки).

3.           Текстооброблювльні системи (проблемно-орієнтовані комп'ютерні системи, що мають великі функціональні можливості). До їхнього складу входять автономні (однотермінальні) системи; системи колективного користування (багатотермінальні) до 1000 робочих місць; комп'ютери з текстоутворювальним програмним забезпеченням.

4.    Копіювальні машини, що забезпечують двостороннє копіювання в будь-яких обсягах на звичайному папері, а також можливе кольорове копіювання, у тому числі на діапозитивах (з можливою продуктивністю до 130 копій на хвилину.

5.    Комунікаційні засоби, телефонна техніка, що забезпечують телефонну комутацію з мікропроцесорним управлінням, передачу даних і текстів (апарати комутації, що представляють комбінацію телефону, мікрокомп'ютера, електронних годинників та модему, можна використовувати як електронний записник, а також для забезпечення доступу абонента через телефонні мережі до баз і банків даних).

6.      Засоби для автоматизації введення архівних документів і пошуку інформації (засоби збереження, архівування та швидкого пошуку необхідної інформації у великих обсягах: диски, флешки та інші засоби).

Засоби для обміну інформацією всередині установи і між установами (широке застосування „електронної пошти" та корпоративної мережі, що сприяє швидкому обміну інформацією як між співробітниками, так і між керівництвом,що підвищує можливість швидкого реагування на управлінські запити).

8.  Відеоінформаційні системи (можуть існувати у 2-х видах):

а)   телетекст (працює в одному напряму: від джерела інформації до
споживача шляхом відтворення її на екрані);

б)  відеотекст (функціонує в оперативному режимі, коли абонент працює в
активному діалозі з комп'ютером).

9.         Локальні комп 'ютерні мережі (забезпечують електронний обмін інформацією та доступ до центральних баз даних, а також колективне використання наявного в організації периферійного обладнання).

10.     Інтегрована мережа установи (автоматизує основну діяльність в установі та охоплює усі категорії службовців - від технічного виконавця до керівника). Автоматизована система робочих місць багато в чому залежать від конкретних функцій різних категорій управлінського персоналу і виконує наступні функції: обробка даних і текстів, передача інформації, автоматизований введення інформації в архів, надання допомоги керівнику в ухваленні рішень.

 

9.2. Умови праці та естетичне оформлення робочого місця державного службовця

 

Ефективність діяльності працівника багато в чому залежить від умов праці (освітленість, шум, температура, естетичне оформлення місця роботи та ін.).

Раціональне освітлення робочих місць важливо не тільки для збереження зору, але й для забезпечення швидкості та надійності в роботі. Слабка освітленість змушує людину перенапружувати зір, викликає почуття пригніченості, надмірну дратівливість, зменшує увагу, працездатність, якість і продуктивність праці. Краще, якщо природне світло падає зверху з лівого боку. Для забезпечення рівномірності освітленості протягом робочого дня рекомендується використовувати штучне освітлення (загальне та місцеве).

Необхідна потужність світлового потоку повинна поєднуватися з правильною його подачею на робоче місце. Поле зору людини охоплює приблизно 45°, тому доцільно, щоб будь-яке світло у цьому радіусі прикривалося чи розсіювалося. Необхідно усунути сліпучий ефект яскравого світла від вікна, лампи або його відображення на блискучій поверхні. Варто також стежити за кольоровими і світловими контрастами (перепадами кольорів і світла в приміщенні). Так, різниця в кольоровій гаммі освітлення полегшує зорове сприйняття: легше бачити темне на світлому, ніж темне на сірому.

Бажано, щоб яскравість освітлення для всього приміщення була однаковою. Рівномірний розподіл світла досягається передусім вибором відповідного типу і розташування джерел освітлення. Рекомендується використовувати люмінесцентні лампи, тому що вони створюють ефект природного денного світла (а не спрямованого пучка ліхтарика) і порівняно з лампами накалювання виділяють в 5 разів менше тепла, споживають на 50%менше електроенергії, дають в 3 рази більше світла на 1 кВт електроенергії і служать в 6 разів довше.

Рівень мінімальної освітленості слід підвищувати зі збільшенням середнього віку співробітників. Якщо він перевищує 50 років, рівень мінімальної освітленості рекомендується підвищити в 1,5-2 рази. При використанні природного освітлення вікна слід тримати в чистоті, бо запилене скло затримує до 30% світла.

Освітлення краще мати комбіноване: настільні світильники забезпечують рівномірне освітлення всього приміщення, а настінні торшери - точково освітлюють робочу зону (при цьому слід мати на увазі, що тільки місцеве освітлення негативно впливає на зір людини).

Якщо робоче місце керівника знаходиться в одній кімнаті з підлеглими, світильник треба розташовувати уздовж робочих місць, щоб уникати появи сліпучих відблисків. Частину світильників треба розташовувати над вікнами, щоб світло від них мало той же напрям, що й природний. Для місцевого освітлення найкраще застосовувати пересувні лампи з їхнім розташуванням ліворуч від робочого місця (їхня рекомендована потужність має сягати не менше 50-70 Вт).

Тиша є одним з важливих факторів підвищення продуктивності праці державного службовця. Виробничий шум, що перевищує встановлені норми, негативно впливає як на фізіологічні, так і на психічні функції організму, притупляючи увагу і уповільнюючи реакцію працівника. Відповідно до санітарних норм в приміщеннях для розумової праці передбачено, що рівень шуму не може перевищувати 50 дбА. Для боротьби з шумом стелі, стіни і двері в приміщенні слід облицьовувати звукопоглинальними матеріалами або робити звукопоглинальні підвісні стелі, укладати на підлозі килимові доріжки, установлювати амортизатори (прокладки) на столи та під ніжками столів. Для зменшення рівня шуму рекомендується дотримуватися таких норм:

розміщувати робочі місця таким чином, щоб службові розмови одних співробітників не заважали іншим;

столи об'єднаних спільною роботою співробітників розміщувати поряд;

використовувати у разі необхідності різні звукоізолювальні пристрої, особливо у службових приміщеннях, призначених для 10-ти й більше працівників.

Чимале значення для нормальної роботи держслужбовця мають температура, вологість і чистота повітря. Для цього використовуються кондиціонери. Повне кондиціонування підвищує продуктивність праці на 15%, а підвищення або зниження температури повітря на 10-12° зменшує продуктивність праці більше ніж на 15%. Сприйняття фактичного рівня температури у приміщенні щільно пов'язане з вологістю повітря. При однаковій температурі вологе повітря здається жарким, а сухе - холодним. Нормальною вважається вологість у діапазоні 40-60%, а мінімальною - 21-30%. Недостатність свіжого повітря   викликає   сонливість   і   млявість,   тому   необхідно забезпечуватибезперервний приплив свіжого повітря, не допускаючи при цьому протягу.

Для розумової праці комфортним є мікроклімат з температурою повітря у зимовий період - 18-20°C, влітку - 22-25°C, відносною вологістю у зимовий період 45,0-50,0%, влітку - 50,0-95,0%. Повітря у приміщенні не має перевищувати 0,03% вуглекислоти. З метою поліпшення складу повітря, зменшення нервово-психічної та зорової стомлюваності та підвищення інтенсивності розумової праці рекомендується провадити озеленення приміщень.

При проектуванні службових приміщень слід враховувати естетичні вимоги, приділяючи увагу архітектурному оздобленню інтер'єрів та колірному оформленню службових приміщень, тому що вибір кольору стін, стель, меблів, оргтехніки може створювати у людини почуття оптимізму чи пригніченості, тепла чи прохолоди, підйом творчих сил або прояв негативні емоції. Око людини менше стомлюється, якщо оформлення різноманітне. Одноманітний колір чи його різкі контрасти мають подразнювальний ефект, а певний підбір кольорів може справляти ефект зміни довжини, висоти чи ширини приміщення. Оптимальний вибір кольору значно підвищує освітленість, сприяє збереженню чистоти на робочому місці, підвищує тонус організму. Для кімнат з вікнами на північ пасують теплі кольори, а там, де вікна звернені на південь, краще користуватися відтінками холодних кольорів.

Якщо робота вимагає активної уваги, приміщення слід фарбувати в блакитні і блакитно-зелені тони. У центральних і північних районах стелі доцільно фарбувати в білий колір, а в південних - у світло-блакитний.

Не слід нехтувати і кольоровою гаммою робочого місця. Для кращого розсіювання світла рекомендується стелю фарбувати в білий колір, який віддзеркалює до 90% світлового потоку. Стіни не повинні інтенсивно віддзеркалювати світло і тому мають бути темнішого кольору, ніж стеля. Якщо вікна у приміщенні виходять на сонячний бік, то стіни краще фарбувати у прохолодні тони: блакитний, зеленуватий, салатний. Для приміщень з вікнами, орієнтованими на північ, північний захід або північний схід, більше пасують теплі гамми: жовтуваті, світло-помаранчові, піщаний. Підлога незалежно від матеріалу, з якого її зроблено, повинна мати більш темний колір, ніж стіни.Тема 10. ГІГІЄНА І КУЛЬТУРА ПРАЦІ. РЕЖИМ ПРАЦІ Й ВІДПОЧИНКУ

 

10.1. Особливості гігієни праці державного службовця

 

Діяльність державного службовця нерозривно пов'язана з необхідністю щоденного використання комп'ютерної техніки. Робота на комп'ютері, як свідчать лікарі, може бути небезпечною для здоров'я користувачів. На думку багатьох вчених, найбільш уразливими є нервова, імунна, зорова, ендокринна, опорно-рухова та репродуктивна функції організму. Всесвітня організація охорони здоров'я, директиви Європейського Союзу, Міжнародні стандарти ISO-9241 відносять комп'ютеризовані робочі місця до категорії небезпечних для стану здоров'я. У Німеччині роботу на персональному комп'ютері віднесено до десяти найнебезпечніших професій, оскільки на користувача діє низка небезпечних та шкідливих речовин і факторів:

пил, озон, окис азоту та аероіонізація;

шум і вібрація;

м'яке рентгенівське випромінювання; електромагнітне випромінювання; ультрафіолетове та інфрачервоне випромінювання; електростатичне поле між екраном та оператором;

інші несприятливі фактори (одноманітна поза; обмеження загально-м'язової активності при рухливості кистей рук; велике напруження зорових функцій; нервово-емоційне напруження).

Робота користувачів персонального комп'ютера відбувається в умовах нервово-емоційних, психофізичних, розумових, тривалих статичних і зорових навантажень, обмеженої рухової активності, що призводить до гострої перевтоми, нервових розладів. Психофізіологічні та емоційні перенапруження можуть призвести до помилок в комп'ютеризованих системах, і як наслідок, до значних економічних втрат і небажаних наслідків (професійних та професійно зумовлених захворювань), що пов'язані також зі значними соціальними втратами.

Для зменшення негативного впливу електромагнітного випромінювання, маючи сертифікат його безпечності, треба здійснювати постійний контроль за його рівнем. Крім цього, для захисту користувачів персонального комп'ютера слід дотримуватися таких вимог:

на робочому місці має бути перевірений комп'ютер, який відповідає вимогам щодо захисту від електромагнітних випромінювань (ТСО'99 і ТСО'03);

якщо в приміщенні знаходиться декілька комп'ютерів, то відстань між ними і характер  розміщення  мають  відповідати  вимогам  ДСанПіН  3.3.2.007-98 і

ДНАОП 0.00-1.31-99;

використовувати на робочому столі прилади захисту від електромагнітних випромінювань комп'ютера типу „ФОРПОСТ-1", „SCATUM" („ЩИТ");правильно підключати всі складові (пристрої) персонального комп'ютеру до електромережі;

дотримуватися режиму праці та відпочинку. Використання пристрою „SCATUM" („ЩИТ") допускає два варіанти його установки при експлуатації:

відцентровано перед екраном комп'ютера на відстані 5-15 см від екрану;

на задній стінці корпуса монітора комп'ютера відцентровано перед екраном за допомогою клейкої основи. Ефективність біологічного захисту у цьому випадку буде дорівнювати 95-113%, що пов'язано з утворенням перед екраном захисної польової сфери з правою поляризацією завбільшки 150-200 мм.

Пристрій „ФОРПОСТ-1" встановлюється горизонтально на робочому столі між монітором комп'ютера та користувачем посередині екрана. При цьому за рахунок відхилення, розсіювання і взаємонейтралізації шкідливого інформаційного (торсіонного) випромінювання створюється біобезпечна зона навколо комп'ютера площею до 2,5 м , а зона нейтралізації негативного торсіонного випромінювання за монітором досягає 10-15 см.

Для зменшення негативного впливу електромагнітного випромінювання розетки електромережі розташовуються з тильної сторони комп'ютера (монітора, системного блоку та ін.). Сполучні кабелі мають проходити якомога далі від робочого крісла користувача та бути компактно розташованими.

Для профілактичного захисту від статичної електрики слід дотримуватися таких правил:

кілька разів протягом робочого дня мити руки і обличчя водою, а після закінчення роботи вимити руки й лице з милом;

щоденно протирати екран монітора, клавіатуру, пристрій „миша", а якщо є приекранний фільтр то і його антистатичною серветкою;

щоденно в приміщенні з комп'ютером проводити вологе прибирання;

установити нейтралізатори статичної електрики;

підтримувати у приміщенні вологість повітря, зазначену в нормативних документах;

зробити відповідно до ДНАОП 0.00-1.21-98 „Правила безпечної експлуатації електроустановок споживачів" заземлення комп'ютерної техніки;

носити за можливістю одяг з природних (льняних) волокон, у т.ч. шкарпетки.

Як показують  сучасні медичні обстеження професійних користувачів персональних комп'ютерів, порушення зору в них спричиняють: нераціональне освітлення; відблиски на екрані; різнорідність об'єктів зорової роботи;

неякісна   характеристика   зображення   на   екрані   монітора (чіткість зображення, яскравість, контрастність, мерехтіння та ін.); недотримання режиму праці та відпочинку та ін.Недостатній рівень освітленості погіршує сприйняття інформації при читанні документів, а дуже високий - призводить до зменшення контрастності зображення на екрані. Тому бажано, щоб рівень освітленості екрана і документів на столі був однаковим. Працювати в затемненому чи погано освітленому приміщенні не рекомендується, тому що це призводить до погіршення зору.

При напруженій роботі за екраном монітора зменшується частота кліпання очей, що призводить до висихання та викривлення роговиці ока, погіршення зору. Тому час від часу бажано здійснювати кліпання очима.

Щоб попередити негативний вплив зовнішніх чинників на зір людини слід перед початком роботи пройти обстеження у лікаря-офтальмолога на можливість працювати за комп'ютером, а також через кожні два роки перевіряти у нього стан органів зору.

Сприяє зменшенню втоми користувача комп'ютера і світлове оточення в приміщенні, що залежить не тільки від рівня освітленості, а й кольору внутрішнього інтер'єра. Вважається, що кращими кольорами для стін є голубий, світло-сірий, світло-зелений. Крім цього, для підтримки необхідного рівня освітленості бажано здійснювати наступні заходи:

розташовувати монітор відносно джерел світла (вікон, світильників) таким чином, щоб на екрані не було видно відблисків від них;

мати на вікнах штори, жалюзі тощо;

при штучному місцевого освітленні використовувати світильники з антиблисковими (матовими) лампочками;

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 


Похожие статьи

О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця