О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця - страница 16

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 

Вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Стаж роботи за фахом в державній службі на посаді головного спеціаліста не менше 3 років або стаж роботи за фахом на керівних посадах в інших сферах не менше 5 років при необхідності, виходячи із виконання структурним підрозділом основних завдань та функцій. Післядипломна освіта у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.

Завідувач сектору у складі департаменту, самостійного управління та самостійного відділу

Вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Стаж роботи за фахом на державній службі на посаді головного спеціаліста чи в інших сферах управління не менше 3 років при необхідності, виходячи із виконання структурним підрозділом основних завдань та функцій. Післядипломна освіта у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.

Головний спеціаліст

Вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Стаж роботи за фахом в державній службі на посаді провідного спеціаліста не менше 1 року або стаж роботи за фахом в інших сферах управління не менше 3 років при необхідності, виходячи із виконання структурними підрозділом основних завдань та функцій. Післядипломна освіта у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.

Провідний спеціаліст

Вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Стаж роботи за фахом в державній службі на посаді спеціаліста І або ІІ категорії не менше 1 року або стаж роботи за фахом в інших сферах управління не менше 2 років при необхідності, виходячи із виконання структурним підрозділом основних завдань та функцій. Післядипломна освіта у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.

Спеціаліст І категорії

Вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Стаж роботи за фахом в державній службі на посаді спеціаліста ІІ категорії чи в інших сферах управління за фахом не менше 1 року при необхідності, виходячи із виконання структурним підрозділом основних завдань та функцій. Післядипломна освіта у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.

Спеціаліст ІІ категорії

Вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Стаж роботи за фахом на державній службі чи в інших сферах управління за фахом не менше 1 року при необхідності, виходячи із виконання структурним підрозділом основних завдань та функцій. Післядипломна освіта у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.

Спеціаліст

Вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Без вимог до стажу. Післядипломна освіта у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.

Змістовний модуль 2.08.02.

 

 

ФОРМУВАННЯ НАВИЧОК ЕФЕКТИВНОГО ВИКОНАННЯ ДЕРЖАВНИМИ СЛУЖБОВЦЯМИ ПОСАДОВИХ ОБОВ'ЯЗКІВТема 1. ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ 1.1. Особисте планування діяльності державного службовця

 

Планування - вид управлінської діяльності, що спрямований на визначення перспективного стану об'єкта управління і сприяє формуванню орієнтирів його діяльності у майбутньому. Перебуваючи в органічному взаємозв'язку з державним управлінням, планування, по-перше, є головною частиною всіх систем управління, по-друге, є процесом, за допомогою якого система пристосовує свої ресурси до зміни зовнішніх і внутрішніх умов, і, по-третє, є першорядною загальною функцією управління, яка передує всім іншим, визначаючи їхню сутність.

Будь-який орган виконавчої влади здійснює свою роботу на планових засадах. Відповідно до „Положення про роботу з кадрами в центральних і місцевих органах державної виконавчої влади" у кожному державному органі в установленому порядку ведеться облік кадрів, у якому мають бути передбачені річні й перспективні плани роботи з кадрами, визначатися заходи щодо їхнього добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації, заохочення і контролю.

Загальне планування державного органу може мати такі складові:

перспективний план роботи на рік;

план роботи на квартал;

план роботи або основних заходів на місяць;

місячні плани роботи спеціалістів всіх рівнів. Крім того, державні службовці складають особисті плани роботи на рік, які аналізуються під час  проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань.

Особисті плани роботи державного службовця формуються за дорученням або резолюцією безпосереднього керівника на початку року відповідно до планів роботи структурного підрозділу та доповнюються протягом року за дорученнями безпосереднього керівника в разі покладання на підрозділ нових завдань, а також надходження доручень органів вищого рівня. Протягом року до особистого плану роботи державного службовця можуть вноситися зміни і доповнення на підставі документів, за якими державний орган чи підрозділ спрямовує позапланові завдання (доручення органу вищого рівня, накази або інші розпорядчі документи керівника державного органу, рішення колегії тощо). Особисті плани використовуються при проведенні щорічної оцінки виконання державними службовцями своїх обов'язків.

Конкретні вимоги до планування діяльності державних службовців у нормативно-правових актах відсутні, а відповідні процедури складання планів в інструктивних документах чітко не виписані. Форма особистого плану передбачає наведення переліку завдань, термінів їхнього виконання, а також відмітки прорезультати оцінювання стану виконання кожного завдання самим державним службовцем та безпосереднім керівником. При плануванні не можна допускати формальне ставлення до заповнення особистих планів роботи, бо це значно скорочує результативність роботи державних службовців.

Державний службовець, який виконує професійне завдання без урахування власних цілей (наприклад, матеріальних - при низькій заробітній платі) навряд чи зможе одержувати задоволення від своєї роботи. Ось чому узгодження тактичних планів окремих співробітників з оперативними планами установи може бути реальним, якщо воно базується на зацікавленості - матеріальній, кар'єрній тощо.

Щоб досягти поставлених цілей не слід намагатися переробити власноруч усі справи, важливо чітко уявляти, чи відповідає бюджет часу поставленим завданням, якщо ні, тоді передоручати виконання менш важливих справ підлеглим або відсувати їхнє виконання на більш пізні строки. План складається, виходячи з реальних можливостей організації і прогнозу змін у пріоритетах державної політики або ситуації в суспільстві.

Одним із основних джерел ефективного планування є нормативні вимоги, яких слід неухильно дотримуватись. Ці вимоги регламентують напрями роботи межу її виконання, включаючи наявність ресурсів певної установи.

Очевидно, що без контролю діяльності підлеглих не можна домогтися оптимального виконання доручених їм завдань. Те ж саме справедливо і з погляду самоконтролю, який передбачає регулярну перевірку своїх планів, здійснення контролю результатів праці, аналіз своєї діяльності і ефективності використання робочого часу. Доведено, що в різних людей працездатність різна в різні періоди часу - це варто враховувати при плануванні свого робочого дня. Діалектика планування також стверджує, що для розвантаження необхідно додати собі навантаження у вигляді самоконтролю.

 

1.2. Види та принципи планування у сфері державного управління

 

З метою раціоналізації системи державного управління необхідно запроваджувати планування результатів роботи, яке передбачає керованість, оцінку порівняно із запланованим рівнем і відповідність результатів завданням конкретної організації і державної політики в цілому.

Діяльність органів виконавчої влади має плануватися на середньострокову перспективу, орієнтуючись на поставлені урядом цілі, з обов'язковим урахуванням фінансових можливостей та критеріїв виконання.

Складання планів у будь-якій установі чи організації неможливе без визначення основних принципів їхнього існування, що враховують всі сторони діяльності в різні періоди. З погляду ієрархії існують такі види планування:

стратегічне (довгостроковий розвиток установи чи організації з урахуванням змін у пріоритетах державної політики в певній галузі);тактичне (планування за умови здійснення діяльності із залученням необхідних ресурсів);

оперативне (планування конкретних дій на короткостроковий період). Мета стратегічного планування - дати ґрунтовну оцінку майбутньої користі для суспільства або територіальної громади від діяльності певної установи (організації, структурних підрозділів) і на цій основі ухвалити рішення щодо необхідності зміни пріоритетів у реалізації певного виду державної політики. Стратегічний та річний плани, які будуть основою запровадження системи стратегічного планування, мають забезпечити послідовність та логічність виконання завдань, покладених на відповідний орган виконавчої влади.

Тактичне й оперативне планування ґрунтуються на показниках стратегічного плану. Основним документом оперативно-тактичного планування є річний план - документ, що визначає напрямки діяльності установи і використання ресурсів (у тому числі й людських). Оперативним плануванням охоплюються окремі функціональні сфери діяльності установи (організації).

Основними об'єктами прогнозування на рівні установи чи організації є результати діяльності і потреби в необхідних ресурсах (матеріальних, фінансових, трудових, інформаційних). Таким чином, програма діяльності складається, виходячи з максимально можливої користі, що може принести установа в ході реалізації певної державної політики, виходячи з реальних ресурсів при їхньому максимально можливому й раціональному використанні. Розробка програми передбачає врахування строків, змісту дій персоналу, можливостей досягти відповідної ефективності роботи і конкретних результатів при реалізації функцій держави у тій чи іншій галузі.

У більшості організацій планування здійснюється „зверху до низу". На вищому рівні керівництва визначаються основні цілі, напрями й головні завдання розвитку, розробляються планові директиви, які спускаються на більш низькі щаблі керування, де ці завдання конкретизуються в окремих підрозділах. Після узгодження планових завдань із конкретними виконавцями вони остаточно затверджуються вищим керівництвом.

При здійсненні планування діяльності державного службовця мають бути враховані такі основні принципи:

1.    Принцип „Парето" („співвідношення 80:20"). Він дозволяє ранжувати завдання й установлювати черговість їхнього виконання. Можна витратити 80% часу, вирішуючи „другорядні" проблеми й одержати при цьому 20% підсумкового результату, а можна обрати обмежене коло першочергових проблем і, витративши на їхнє виконання всього 20% часу, одержати 80% підсумкового результату.

Принцип АБВ. Це механізм встановлення пріоритетів, який дозволяє поділяти завдання на категорії і планувати час з урахуванням їхньої важливості. Принцип АБВ, як і принцип Парето, показує, що найбільш важливих справ небагато і їхня частка в загальній кількості справ приблизно однакова. Відповіднодо цього принципу всі справи можна поділити на три групи:

А - найважливіші завдання. Вони становлять приблизно 15% від усієї кількості справ, якими займається державний службовець. Внесок цих завдань для досягнення мети становить близько 65%;

Б - важливі завдання. На них припадає до 20% від загального числа справ і їхня значимість теж коливається в межах 20%;

В - менш важливі й несуттєві завдання. Вони становлять близько 65% всіх справ, а їхня значимість становить лише 15%.

Щоб застосувати принцип АБВ, необхідно скласти список завдань і згрупувати їх. Завдання категорії А керівник повинен виконувати сам; завдання категорії Б варто частково передоручити; завдання, що залишилися (В), підлягають обов'язковому передорученню. Можливо, від частини цих завдань треба й зовсім відмовитися.

3.    Принцип „Планування 60:40" - це принцип, підказаний досвідом, який вказує, що при колективній роботі в установі доцільно встановити план лише на 60% робочого часу. 40% не можна запланувати заздалегідь, ці відсотки охоплять непередбачені зустрічі, прийом відвідувачів, телефонні розмови тощо.

4.    Принцип пріоритетності. Він передбачає поділяти справи на довго-, середньо- і короткострокові, установивши пріоритетність їхнього виконання, і діяти відповідно до цього плану.

5.     Принцип тимчасових норм. На виконання завдання витрачається стільки часу, скільки його є в наявності. Ось чому. установивши строки їхнього виконання, треба їх коригувати, якщо вони виявляються нездійсненними.

6.     Принцип „я керую роботою, а не вона мною". Організація робочого дня повинна відповідати принципу „я керую роботою, а не вона мною". Досить часто недосвідчений службовець приходить на роботу, розбирає пошту, читає електронну пошту, одержує кілька телефонних дзвінків і починає виконувати ту роботу, що здається йому важливою тільки тому, що хтось нагадав про необхідність її виконання в цей момент. Насправді службовець повинен постійно ранжувати завдання за ступенем важливості. Працівникові може приходити маса доручень, прохань, завдань, скарг з різним емоційним забарвленням. Реагування на емоційні скарги може привести до втрати контролю над важливими справами, що може обернутися реальними проблемами в майбутньому.

Основою для діяльності системи виконавчої влади має стати не „злива" доручень, яка щодня „падає на голову" пересічного бюрократа і не дає йому змоги ефективно використовувати час і якісно працювати, а чітка система планування, яка має об'єднати індивідуальні плани кожного державного службовця з планами роботи структурних підрозділів, надалі - зі стратегічними планами органів виконавчої влади, і, насамкінець, із політичними пріоритетами, сформульованими програмою діяльності уряду.Тема 2. ПРОФЕСІЙНЕ СПІЛКУВАННЯ 2.1. Мовна культура державного службовця

 

Дбаючи про мовну культуру, державні службовців мають бути взірцем правильного мовлення, бо професійна діяльність держслужбовців пов'язана зі сферою обслуговування громадян і здійснюється через спілкування. Рівень мовної культури є важливим аспектом формування іміджу державного службовця й установи, в якій він працює. Отже, підвищення мовної культури - нагальна необхідність професійної діяльності державних службовців, а розвиток і вдосконалення мовної культури є актуальним завданням сьогодення.

Основними критеріями володіння мовою державними службовцями є: засвоєння норм нової редакції „Українського правопису" і керуватися ними у мовленні;

дотримання норм літературної мови (правильна вимова, вживання слів у потрібному значенні, уникання слів-паразитів, русизмів, жаргонізмів, невмотивованих слів іншомовного походження тощо);

уміння підбірати необхідне слово із синонімічного ряду (і користуватися словниками, якщо виникають сумніви);

розмежовувати значення паронімів;

правильно користуватися графічними скороченнями, абревіатурами та складноскороченими словами;

володіти синтаксичною структурою мови; уміти чітко висловити свою думку.

Фахівці виділяють граматичні, орфографічні та стилістичні норми мовлення, пов'язуючи їх з іміджем установи. Підвищення мовної культури держслужбовців передбачає досягнення основної мети - сформувати стійкі навички правильного ділового мовлення державних службовців в усній і писемній формах спілкування. Для цього треба ставити перед установою наступні завдання:

створювати умови для надання держслужбовцям знань з мовної культури;

формувати мотивацію для підвищення мовної культури;

займати активну позицію щодо ролі мовної культури в професійній діяльності.

Культура мовлення - це здатність використовувати оптимальні для конкретної ситуації мовні засоби, що трактуються як загальноприйняті норми мовного етикету: типові формули вітання, побажання, прощання, запрошення тощо. До мовного етикету належать і позамовні засоби: тон розмови, уміння вислухати співрозмовника, вчасно й доречно підтримувати тему, уважність, чемність і ввічливість. Поняття мовної культури базується на таких принципах:

правильність - дотримання мовних норм, що діють у мовній системі (орфоепічних,    орфографічних,   лексичних,    морфологічних, синтаксичних,стилістичних, пунктуаційних);

послідовность - логічність та лаконічність думок;

коректність та доцільність вживання термінів, фраз (залежить від глибини оцінки ситуації спілкування, інтересів, стану, настрою адресата); чистота мови (уникання суржику, жаргонізмів);

точність (без точності слухач не зможе чітко зрозуміти висловлену ідеї); доречність;

економність, бо багатослів'я - це результат неясності думок, недостатнього словникового запасу або схильності до самолюбування. що призводить до повторень, відхилення від теми розмови, довгих високопарних висловів);

зв'язок з практичною діяльністю (уміння самостійно аналізувати мовну ситуацію та виправляти власні недоліки);

зорієнтованість на позитивні соціальні дії (спрямованість мовної культури на формування позитивного іміджу);

безперервність (націленість на постійне підвищення рівня мовної культури);

людиноцентризм як засіб спілкування, спрямований на позитивний зв'язок з особистістю).

Відомо, що вищою формою будь-якої національної мови є літературна мова. Найпершою ознакою, що відрізняє літературну мову від інших форм національної мови (діалектів, жаргонів, просторіччя), є її нормованість. Норми забезпечують стабільність, уніфікованість, спадкоємність мовних засобів та їхню зрозумілість. У зв'язку з цим основною вимогою до ділового мовлення державних службовців є дотримання норм - усталених правил, пов'язаних з професійною діяльністю. Дотримання мовленнєвих норм є складовою культури спілкування.

Основними показниками мовної культури державних службовців є використання офіційно-ділового стилю з дотриманням таких вимог до мовлення:

змістовності, яка передбачає глибоке осмислення теми й головної думки висловлювання, докладне ознайомлення з наявною інформацією з цієї теми; різнобічне розкриття теми, уникнення зайвого;

багатства мови, тобто здатність до використання різноманітних засобів вираження думки у межах відповідного стилю, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

точності, що залежить від глибини знань та ерудиції особистості, від активного словникового запасу і його відповідності висловлюваному змісту;

виразності, для досягнення якої слід виділяти найважливіші місця свого висловлювання і виражати власне ставлення до предмета мовлення;

доцільного вживання професійних термінів.

Ідеї підвищення мовної культури мають бути основними в діяльності держслужбовців. При формуванні змісту мовної культури та запровадженні її в межах предметно-тематичної моделі в навчальний процес слід дотримуватись принципу послідовності та безперервності.Для реалізації пізнавальної форми діяльності можуть застосовуватись найрізноманітніші форми та методи роботи. Серед них можуть бути традиційні лекції, курси, творчі зустрічі, яким надається відповідне спрямування. Доцільним є проведення диспутів, дебатів, заходів загального характеру, творчих зустрічей з відомими поетами. Не менш важливим є постійне звернення до літературних класичних надбань. Вивчення поезії та художніх творів вітчизняних митців збагачує мову, робить її живою, співучою, тому важливого значення набуває синтез ділового і літературного мовлення.

Дослідження мовленнєвого етикету дозволили встановити основні правила спілкування для різних категорій мовців. Правила для мовця:

1.  Доброзичливе ставлення до співбесідника. Не дозволяти собі негативних
оцінок співбесідника та образливих слів на його адресу.

2.     Ввічливість, ураховування віку, статі, статусу, реноме, авторитету
співбесідника.

3.    Відсутність категоричного тону.

4.    Не вип'ячування власних поглядів, свого „я".

5.    Не зловживання терпінням слухача, бо концентрація його уваги обмежена.

6.    Уникання: слів-паразитів (ну, от; до речі) і словарного баласту.

7.      Критичне ставлення до свого мовлення, уміння аналізувати реакцію слухача на висловлену Вами думку.

8.      Уміле й виправдане користування невербальними засобами комунікації (інтонація, жести, паузи, поза, міміка), які справляють на співбесідника більший вплив, ніж слова.

Правила для слухача:

1.    Слуханню відвідувача надавати перевагу порівняно з іншими способами службової комунікації.

2.    Слухати уважно і терпляче.

3.    Не перебивати співрозмовника.

4.    Підкреслювати свою зацікавленість стверджуваннями так, добре, вірно, згоден тощо).

5.    Користуватися доброзичливою мімікою (приязною усмішкою або жестами, скупими і нерізкими).

 

2.2. Практичні поради державним службовцям щодо професійного спілкування

 

Поради для підготовки державним службовцям до індивідуальної бесіди. Підготовка до бесіди:

2.    1. Якщо ініціатором бесіди є Ви, то, перш ніж домовитися про зустріч, подумайте про сприятливий момент для її проведення і місце зустрічі.Намагайтеся отримати якомога більше інформації про співрозмовника, якщо можливо, як він ставиться до Вас.

3.    Продумайте і зафіксуйте детальний план розмови, при цьому обов'язково позначте її мету, ключові слова і фрази.

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 


Похожие статьи

О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця