О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця - страница 18

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 

 

Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності має справу з документами, їхньою підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їхня багатогранна управлінська діяльність.

На міжнародному рівні найчастіше документ визначається як запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Відповідно до стандартів ІСО, інформація може бути записаною у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, тобто не тільки за допомогою знакового письма, але й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє причислити до документа усі матеріальні об'єкти, які можна використати для передачі інформації у суспільстві.

Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах України, основними ознаками документа є:

наявність інформації, яка має певний зміст;

стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

функціональна визначеність для передачі інформації у просторі та часі тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах (наприклад, управлінський документ).

Головною складовою документа є інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання тощо. Інформація, зафіксована в документі, має свою специфіку, яка проявляється наступним чином:

документ - носій соціальної інформації, тобто інформації яка створена людиною;

документальна інформація має бути змістовною, оскільки є результатом інтелектуальної діяльності людини;

інформація передається дискретно, тобто у вигляді окремих повідомлень, переважно завершеного характеру;

повідомлення представляє закодований текст у певній знаковій системі;

інформація зафіксована на матеріальному носії у спосіб, який створено людиною (письмово, графічно, звукозапис тощо).

Для документа характеристикою є також стабільна матеріальна форма. Таким чином, документ - це єдність матеріальної форми та інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа - одна з його особливостей, відсутність будь-якої з перерахованих складових знищує документ як такий.

Однією з форм роботи з документами є діловодство. Виділяють діловодство теоретичне і практичне. Теоретичне діловодство - це наука, щовикладає правила складення ділових паперів, актів і самих справ, практичне - це загальний порядок виробництва справ у службових місцях згідно зі встановленими формами і за встановленими зразками ділових документів. Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами.

Необхідність здійснення належного діловодства та його вдосконалення зумовлені такими чинниками:

ускладнення функцій державного управління підвищує вимоги до складання документів, їхнього оформлення та обробки;

раціоналізація роботи з документами - важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань;

забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами.

Виділяють такі аспекти діловодства:

юридичний аспект - забезпечення законності та дисципліни у сфері діловодства, офіційного закріплення вимог, що пред'являються до документів відповідними нормативно-правовими актами, і безумовного їхнього дотримання;

організаційний аспект, який виявляється у налагодженні різноманітних і досить складних відносин організаційного характеру, що виникають між органами державної влади, підприємствами, організаціями щодо створення документів, їхнього руху, обробки;

економічний аспект, пов'язаний з економічною доцільністю, оптимальністю його здійснення.

Особливе значення має діловодство у здійсненні дійового контролю за виконанням управлінських рішень, адже перевірка виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи чи організації. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі органу державної влади системності та оперативності.

Закріплена у документах різноманітна інформація про факти, події, явища об'єктивної дійсності та діяльність людини, оформлена відповідно до певних вимог, перетворює їх на незамінні довідники, які у подальшому набувають науково-історичної цінності та стають джерелом знань. Узагальнюючи, можна зробити висновок, що документи мають різні значення:

державне - відображаютьсуспільні відносини, державний лад і державну політику в різних її проявах, суть взаємовідносин органів влади з громадянами;

юридичне - фіксують і регулюють правові відносини фізичних і юридичних

осіб;

соціально-психологічне - відіграють роль стабілізуючого чинника, закріплюючи у суспільстві і свідомості окремої особи сталі загальноприйнятінорми суспільної поведінки.

Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформації та прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах. Документальне відображення інформації є невід'ємним атрибутом управління, бо воно неможливе без документування.

Документування - це регламентований процес запису на різноманітних носіях інформації, що представляє собою цінність протягом певного часу, щодо прийнятих рішень та основних напрямів і процедур роботи органу державної влади, спрямований на її збереження і забезпечення юридичної сили.

Іншими словами, документування представляє собою створення документів. Підставою для цього є необхідність у засвідченні управлінських дій, передачі, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає документу юридичну силу відповідно до чинного законодавства і підтверджує компетенцією органу, що його видав.

Кожен документ є часткою системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемент. Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери дії, єдиних вимог до їхнього оформлення. Управлінські документи, які є частиною офіційних документів, забезпечують керованість об'єктів управління. Зазначені документи утворюють такі види документації: організаційно-правові; планові; розпорядчі;

інформаційно-довідкові і довідково-аналітичні;

звітні;

договірні;

із забезпечення кадрами (з особового складу);

із забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);

із матеріально-технічного забезпечення;

із документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи;

що відображають основну діяльність установи. Документаційне забезпечення документів передбачає не тільки їхнє створення, але й організацію документообігу установи, зберігання документів та їхнє використання у поточній роботі. Документування управлінської діяльності і регламентація порядку роботи з документами від моменту їхнього створення або надходження до відправлення або передачі в архів України здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчудокументацію. Інструкцією регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, а її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі на створювану за допомогою персональних комп'ютерів. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації мають відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції.

Відповідальність за загальний стан роботи з документами покладається на керівника органу державної влади. Організація роботи з документами в установі забезпечується діловодними службами. Так, у Секретаріаті Кабінету Міністрів України функціонує Департамент діловодства та моніторингу у складі Управління діловодства, Управління моніторингу та Управління автоматизації діловодства.

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи та скорочення кількості документів. Відповідно до основного завдання діловодна служба здійснює такі операції у справочинстві:

розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

організує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує їхнє оформлення і випуск;

організує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів, нарад;

організує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

уніфікує системи документації з урахуванням можливості її машинної обробки, вживає заходи щодо скорочення кількості форм і видів документів;

здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, їхнім своєчасним виконанням, вживає заходи щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та дані про хід і результати цієї роботи;

приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування про документообіг та доставляє документи;

забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності державного органу, для передачі на державне зберігання;

удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

здійснює організаціно-методичне керівництво роботою з документами у структурних підрозділах органу управління;

впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації, інші нормативи в установі та структурних підрозділах;

завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами.В умовах ускладнення та збільшення обсягів управлінської діяльності, що пов'язано з реформуванням економіки, науково-технічним прогресом, інтенсифікація та поліпшення організації роботи діловодних служб може сприяти підвищенню ефективності роботи управлінського апарату. Інтенсифікація діловодства передбачає:

чітку побудову організаційної структури загальних відділів, секретаріатів; відбір та впровадження найбільш раціональної форми технології діловодства; оптимальне розмежування функцій та обов'язків працівників даної сфери; наукове обґрунтування норм праці співробітників діловодних служб; чітку регламентацію кількісного складу, підвищення особистої кваліфікації та професійної відповідальності працівників; раціональну організацію робочих місць.

Діяльність щодо документаційного забезпечення функціонування органів державної влади регулюється положеннями, посадовими інструкціями, річними та перспективними планами робіт, іншими нормативними актами. Розробка цих документів покладається на загальні відділи органів державної влади.

Діловодний процес має свою специфічну технологію документообігу організації. Він є сукупністю взаємопов'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їхнього створення чи надходження і до завершення виконання чи відправки. Документообіг організації складається з роботи із вхідною, внутрішньою та вихідною документацією. До його основних складових належить: попередній розгляд; реєстрація; резолюція посадової особи; оформлення; датування; індексація; узгодження; засвідчення; затвердження.

Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі відмітки: про надходження документа (реєстрація); про взяття документа на контроль та про виконання документа і спрямування його до справи.

Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, де вказується його прізвище і номер службового телефону, що зазначаються на лицьовому чи зворотному боці останньої сторінки документа. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп „Підлягає поверненню". У реєстраційній картці чи журналі вказується номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, у якій буде зберігатись його копія.

Характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею протягом певного періоду (як правило, року). Обсяг документообігу - важливий показник, що є критерім вибору організаційної форми і встановленні структури служби справочинства, організації інформаційно-пошукової системи документів установи, її штатного складу тощо.

Важливою складовою діловодства є забезпечення дієвого виконавчого контролю. Контроль виконання - це практична робота щодо здійснення поточного нагляду за станом виконання призначеними особами тих чи іншихорганізаційно-розпорядчих документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, у яких встановлене певне завдання. Він необхідний для таких цілей:

з'ясування фактичного стану поточного виконання конкретного доручення;

виявлення „вузьких місць" та вжиття необхідних заходів щодо виправлення ситуації;

отримання можливості аналізу з метою виявлення і запобігання недолікам у майбутній практичній діяльності установи;

стимулювання виконавчої дисципліни. Здійснення безпосереднього контролю за виконанням документів в органах виконавчої влади покладається на спеціально створені контрольні служби. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення їхнього своєчасного та якісного виконання. Обов'язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні, дорученні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. Строки виконання документів можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства. Документи без зазначення строку виконання мають бути виконані не пізніш ніж за 30 календарних днів, а документи з позначкою „терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Контроль за виконанням документів в установі передбачає:

постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів

(доручень);

інформування   керівника  про   хід  та  підсумки   виконання документів

(доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних, апаратних нарадах, засіданнях колегіальних органів;

зняття документів з контролю;

формування картотеки виконаних документів. Документ вважається виконаним тільки в тому випадку, коли зазначені у ньому питання (проблеми) були вирішені і заявник отримав відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю, причому це може зробити лише та особа, яка поставила його на контроль.

У процесі управління створюється велика кількість документів службового характеру. Система збереження, що є частиною організації роботи з документами, - це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їхньогопошуку і використання у поточній діяльності установи. Документи з часу створення (надходження) і до передачі в архів зберігаються за місцем їхнього формування у службових „справах".

Справа - це комплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документів службового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішення конкретного питання. Формування справи - це групування окремих документів відповідно до встановленої номенклатури. Справи формуються за місцем реєстрації самих документів або в структурних підрозділах установи, де відповідальні особи групують виконані документи згідно з профілем свого підрозділу. Органи державної влади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їхньої діяльності. Ці документи групуються за логічною послідовністю виконання, а систематизований перелік справ називається „номенклатурою справ".

На практиці використовуються три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна. Типова номенклатура установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом. Примірна номенклатура установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Індивідуальна номенклатура складається із номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Типові та примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники при складанні індивідуальних номенклатур справ.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватись у архів органу державної влади для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за погодженням з керівництвом органу державної влади.

Підготовка документів до передачі в архів включає: експертизу цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів. Експертиза полягає у визначенні цінності і строків зберігання документів для їхнього відбору на державне зберігання. Для організації та проведення експертизи в установі створюється експертна комісія.

Функціонально   номенклатура   справ   визначає   систему  зберігання та використання документів, виконується в кількох примірниках і зберігається: у підрозділі установи, яка веде діловодство, як робочий примірник; у відомчому архіві як обліковий документ поточного зберігання; у державному архіві як довідковий матеріал постійного зберігання.3.2. Види документів та їхня класифікація

 

Виробничо-господарська діяльність організацій, у тому числі установ державного управління та місцевого самоврядування, дуже різноманітна. Різні факти, події явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за назвою, формою і змістом документів. З метою підготовки документа, який має відповідати всім вимогам та для зручності роботи з ними, їх класифікують за групами та видами.

Класифікація документів - це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності або відмінності з метою формування на цій основі справ. Для цього в межах однієї організації можуть бути складені класифікаційні схеми, або класифікатори. Вони бувають двох типів: структурні та виробничо-галузеві. Перші поділяють документацію на частини відповідно до структурних підрозділів. У цьому випадку рубрики - це структурні підрозділи, а статті - назви документа. Відповідно до виробничо-галузевої класифікації документи поділяють на групи за різними кваліфікаційними ознаками.


Щоб документ мав усі перераховані вище властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Відповідно до ознак класифікації та груп виділяють такі види документів (табл. 3.1).

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 


Похожие статьи

О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця