О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця - страница 19

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 

1

2                        3 4

7

Спосіб виготовлення

Типові Трафаретні

Індивідуальні

Є текстовий зразок (заява).

Частина тексту вже надрукована, інша вписується при заповненні (квитанції, листок з обліку кадрів). Листи, відгуки, рецензії.

8

Техніка відтворення

Рукописні Відтворені механічним способом На    аудіо та відео плівці Для користуван­ня на комп'ютері

Написані від руки. Надруковані.

Аудіо або відео запис якоїсь події. Відтворені для роботи на комп'ютері.

9

Ступінь гласності

Цілком секретні Секретні

Для службового користування Загальнодоступ­ні

Мають дуже обмежений доступ, зберігаються в спеціальних умовах.

Зберігаються   в   окремих   кімнатах, видаються співробітникам   за   спеціальним   списком, їх реєстрація та облік ведеться у спеціальних книгах. Зберігаються у сейфах, видаються для роботи у відповідності до затвердженого керівником списку Документи, з якими можуть ознайомитись всі бажаючі, без обмежень.

10

Складність

Односкладні Складні

Складаються з одного питання. Містять в собі два або більше питань.

11

Стадії створення

Оригінал Копії

Документ,  який створено уперше і належним чином оформлено. Він може бути розмножений копіями. У юридичному відношенні оригінал і копія рівнозначні.

Копія являє собою точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутику позначку „Копія" і завірена у певному порядку. Розрізняють три різновиди копій:

відпуск - це  копія оригіналу документа, що залишається у відправника;

витяг - копія, що відтворює частину оригіналу;

дублікат - другий екземпляр документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу.

12

Термін зберігання

Постійного

зберігання

Тривалого

зберігання

Тимчасового

зберігання

Документ зберігається 75 років. Документ зберігається понад 10 років. Документ зберігається до 10 років.

13

Засоби фіксації (відбиття)

Письмові (рукописно друковані) Графічні

Фото, кіно документи

Включають у себе всі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних апаратах і друкарським способом.

Креслення,   графіки,   карти,   малюнки, схеми, плани, які цінні своєю ілюстративністю. Дають можливість закарбувати ті об'єкти, явища, процеси, які зафіксувати іншими засобами важко або неможливо. Фотодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації і широко використовують   при   протоколюванні зборів, нарад, засідань тощо.


1

2                        3 4

14

Зміст

Організаційно-розпорядчі Фінансово-облікові Постачальниць­ко-збутові

 

15

Найменування

Положення, накази, інструк­ції, звіти, акти, записки, листи

Однак класифікувати документи за назвою не слід, оскільки є документи однакові за назвою, але досить різні за змістом, наприклад, „Заява".

16

Термін виконання

Термінові

Дуже термінові

Звичайні, безстрокові

Вимагають   виконання   у   строки, встановлені законом,   правовим  актом,   керівником  або за способом   відправлення   вручення, (телеграми, телефонограми) тощо з позначкою „Терміново". Не вимагають часового підходу.

17

Юридична с

иСлаправж ні Підробні

Бувають   дійсними  тобто   такими,   які мають юридичну силу на даний момент та недійсними тобто такими, що втратили силу через закінчення строку дії (договір контракту).

Виникають       внаслідок       матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальні підробки -до    змісту    справжнього    документа замість правильних    вносять    неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки. Інтелектуальні підробки - виражаються у складенні і видачі документу свідомо неправильного змісту, хоч і правильного з формального боку.

18

 

Службові Особисті

Стосуються інтересів підприємств та організацій. Стосуються певної особи, і є іменними.

19

Ступінь обов'язковості

Директивні Інформаційні

Потребують обов'язкової відповіді. Виготовляються до відома.

 

Крім того, документація, яка створена в організації і надійшла ззовні, класифікується за іншою схемою, що враховує наступні ознаки:

номінальні (об'єднуються документи за назвою: протоколи, накази, акти);

предметні (об'єднуються документи однорідні за змістом: впровадження передових методів реалізації товарів);

авторські (об'єднують документи, складені одним закладом, установою або особою: ті, що надійшли з Міністерства фінансів і податкової адміністрації);

кореспондентські (об'єднується листування з певним закладом або особою);

географічні (об'єднуються документи, пов'язані з кількома кореспондентами, які розташовані на певній території);

хронологічні (об'єднуються документи, які належать до певного періоду: річні звіти, річні фінансові плани).

3.3.    Класифікація є необхідною умовою стандартизації та уніфікації документів.Стандартизація, уніфікація та трафаретизація управлінських документів

 

Стандартизація - це встановлення єдиних норм та вимог, які пред'являються до документів. Уніфікація документів - це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів. Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозволяють досягти одноманітності в структурі й обробці інформації, сприяють напрацюванню прогресивних методів роботи з документами. Метою стандартизації та уніфікації є раціоналізація процесів підготовки виконання, пошуку документів; скорочення документопотоків: підвищення управління і створення оптимальних умов для машинної обробки управлінської інформації.

До основних етапів уніфікації та стандартизації документів надежать: установлення кола документів, які обертаються в організації; стандартизація формулярів та текстів документів; трафаретизація формулярів документів.

З метою стандартизації затверджена серія державних стандартів на управлінську документацію, а також низка стандартів на документи, які найчастіше зустрічаються в управлінській діяльності підприємства.

Трафаретизація - це такий спосіб уніфікації текстів, за яким інформація, характерна для групи документів, умовно поділяється на трафаретну (постійну) та індивідуальну (змінну). На цій основі створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі з них мають запасні варіанти. Лист з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) та змінної (вставки).

Трафаретизація може охоплювати увесь документ, його частину, окремий абзац або речення. Типові тексти дозволяють зекономити до 50-75% часу їхнього створення при стовідсотковій гарантії, що жодне слово в них не буде пропущене.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації. Їхня розробка повинна базуватися на державних стандартах, що дозволяє не тільки підвищити продуктивність праці, але й сприяє підвищенню культури діловодства.

3.4.    Системи електронного документообігу

 

Обов'язковою умовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивності та здешевлення управлінської праці є механізація та автоматизація всіх етапів діловодних процесів.

Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату з документами, зокрема, від організаційної структури органу управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості та змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації,   ступеня   централізації  робіт  з   документами.   З   метою більшраціонального використання технічних засобів автоматизації в органах державної влади створюються централізовані служби: сектори діловодства, комп'ютеризації і оргтехніки, друкарські та копіювальні бюро тощо. Від ефективності роботи таких підрозділів багато в чому залежить нормальна робота всієї установи.

При впровадженні нових технологій роботи з документами необхідно враховувати їхню доцільність: можливість придбання технічних засобів, наявність придатних приміщень та можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.

До застосування технічних засобів проводиться відповідна підготовка кадрів, яка включає навчання роботі з ними безпосередньо на робочих місцях, на спеціальних курсах, шляхом проведення семінарських занять тощо.

Важливим завданням сьогоднішнього документообігу є комп 'ютеризація та запровадження відповідного програмного забезпечення всієї системи органів виконавчої влади України, що дозволить піднести на якісно новий рівень роботу апарату державного управління. Для цього слід активно впроваджувати систему електронного документообігу на вищих рівнях виконавчої влади та централізованого моніторингу підготовки державно-управлінських рішень, включаючи систему підтримки процедур їхньої підготовки та прийняття. Згодом розв'язання проблеми інформаційно-аналітичного забезпечення можна перенести на рівень „область-центр", а далі - „район-область".

Електронний документообіг, крім контрольованого руху готових документів всередині організації і за її межами, охоплює ще й стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією за допомогою комп'ютерних мереж.

Електронний документ - це файл зі змістовною інформацією, яка може бути використана, наприклад, для пошуку документа або віднесення його до тієї або іншої групи. Це може бути текст або електронна форма Microsoft Word, таблиця Excel, повідомлення у форматі електронної пошти, Internet. Файли документів можуть бути неструктурованими (звичайні текстові документи) або структурованими (які містять елементи структури, що надає зовнішнім додаткам можливість їхнього розпізнання). Ще одним різновидом даної групи документів є файли збірних („складених") документів, наприклад файли Binder Microsoft Office.

Система електронного документообігу повинна підтримувати роботу з усіма типами документів, забезпечуючи прозору навігацію користувачів на всьому доступному інформаційному простору, і безболісно підключати до системи інші типи документів, визначаючи при цьому регламент їхньої обробки. Основним принципом організації системи роботи з електроними документами є принцип „інформаційної парасольки", за яким слід працювати з усіма типами документів, що пов'язані з життєдіяльністю установи.

Життєвий цикл документа складається з двох основних стадій. 1. Стадія розробки документа, яка включає: розробку самого документа;оформлення документа (реєстрацію); затвердження документа. Якщо    документ    перебуває    в    стадії    розробки,    він вважається неопублікованим,   і   права   на   документ   визначаються   правами доступу конкретного користувача.

2. Стадія опублікованого документа, яка включає: активний доступ;

архівацію і розархівацію (короткострокове або довгострокове збереження);

знищення документа. Коли   документ   переходить   з   першої   на   другу   стадію,   він стає опублікованим, і право на документ є правом доступу на читання, яке може бути доповненим правом на переведення опублікованого документа в стадію розробки.

Західні консалтингові компанії провели оцінки витрат на обробку паперових документів. За цією оцінкою, у компанії DELPHI губиться 15% усіх паперових документів і працівники витрачають до 30% свого часу на їхній пошук, а компанія Сoopers&Lybrand в середньому виготовляє до 19 копій кожного документа і тим не менше 7,5% усіх документів пропадає. Лише у масштабах Сполучених Штатів втрати від загублених документів складають близько трильйона доларів на рік. Перехід до електронних документів, за оцінками компаній Ernst&Young та Nortan Nolan Institute, дозволить підвищити продуктивність співробітника на 25-50%, скоротити час для обробки одного документа більше, ніж на 75% і зменшити витрати на оплату площі для зберігання документів на 80%.

Введення електронних документів дозволить: краще  обслуговувати  клієнта  (система  електронного докуметнтообігу дозволить мінімізувати час на пошук документа і значно скоротити час реакції на його запит);

більш ефективно управляти інформацією (одержувати більш швидкий доступ до документів; виключити можливість його втрати; упорядочити зберігання; збільшити кількість зібраних та опрацьованих документів при зростанні швидкості у прийнятті рішення);

краще захищати документи (технологія збереження ключової інформації на оптичних або магнітних носіях дозволить захистити її від втрати, пошкодження або від несанкціонованого доступу; підвищити рівкнь продуктивності праці; зменшити витрати на обробку (копіювання) паперу, на устаткування, збереження, на підтримку процесу обробки (кошти канцелярії).

Однак, слід виділити і труднощі при переході на безпаперову технологію роботи з документами:

1. Технічна неготовність до роботи з електронними документами (відсутність відповідної компютерної техніки і програмно-апаратних засобів для переводу документів з однієї форми в іншу).2. Технологічна недопустимість переводу окремих категорій конфіденційних документів в електронний вид (служби безпеки вимагають, щоб такі документи передавалися під розпис через довірену особу або кур'єра).

3. Законодавча база (необхідно законодавчо вирішити, що розуміти під електронним документом і яка його форма може мати юридичну силу, як встановити достовірність документів без підписів посадових осіб тощо). Основними принципами електронного документооігу мають бути:

масштабність - дана властивість є захистом інвестицій користувача, витрачених на створення і настроювання системи, навчання користувачів і обслуговуючого персоналу. Можливість нарощувати потужність системи, не підвищуючи потужності сервера, а збільшуючи кількість серверів. Особливо важливо, щоб при цьому система залишалася єдиним цілим і не потребувала „настроювання з нуля";

відкритість - система має вписатись у вже існуючі або нові додатки, крім того, комплекс найчастіше зобов'язаний функціонувати в гетерогенних і, що особливо важливо, у розподілених середовищах;

модульність і технологічність - система має складатися з модулів, кожний із яких дозволяє вирішити те або інше завдання, причому ці модулі можуть бути доданими в працюючу систему в довільній послідовності. Модулі мають бути незалежними один від одного, зберігаючи при цьому глибоку інтеграціїю між собою. Виконання даного принципу знижує ціну, зменшує час впровадження, підвищує надійність в експлуатації. Особливе значення і важливість для підприємств набуває також чинник простоти обслуговування існуючої системи силами технічного персоналу.Тема 4. ПІДГОТОВКА НАРАД І ОФІЦІЙНИХ ЗУСТРІЧЕЙ 4.1. Сутність та класифікація нарад

 

Нарада як засіб колективного вирішення проблем є однією з ефективних форм управлінської діяльності. Дослідження свідчать, що приблизно 90% ідей виникає у процесі колективного обміну думками. Очевидно, що саме цим зумовлена частотність її використання в роботі колективу.

Наради є однією з найважливіших форм управлінської діяльності в органах державної влади та місцевого самоврядування. Під час наради відбувається обмін інформацією між підлеглими й керівником, приймаються управлінські рішення. Нарада - це спосіб залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень щодо актуальних і найбільш складних питань державної служби.

В управлінському процесі використовують такі види нарад: диктаторська   нарада   -   керівник   ознайомлює   присутніх   зі своїми розпорядженнями,   власним   поглядом,   з   постановою   чи   наказом вищого керівництва. Інколи дозволяє учасникам наради ставити запитання. Обмін думками відсутній;

автократична нарада - різновид диктаторської наради. Керівник кожному ставить запитання і вислуховує відповіді. У такій нараді бере участь небагато працівників. Крім ситуації, коли підлеглому доводиться відповідати на запитання керівника, він поводиться пасивно. Активізація учасника наради, як правило, не передбачає суперечки з керівником;

сегрегативна нарада - керівник або працівник за його дорученням проголошує доповідь, потім відбуваються дебати, у яких бере участь кілька учасників за вибором головуючого. Ця нарада є псевдодискусійною (виступ підготовлений заздалегідь). Вона може привести до розколу в колективі, антипатії до керівника чи промовця, тому не варто нею зловживати;

дискусійна нарада - вільний обмін думками, загальне голосування, прийняття рішення, яке потім підлягає затвердженню керівництвом. Варіантом може бути одноосібне прийняття рішення керівником після осмислення висловленого і запропонованого на нараді;

вільна нарада - аморфна, без сформульованого порядку денного, а інколи і без головуючого. Метою її є обмін думками; прийняття рішення необов'язкове. Такий обмін, як правило, виникає в кулуарах офіційної наради тощо;

проблемна нарада - спрямована на пошук вирішення певної проблеми. Відбувається вона за традиційною схемою: доповідь - запитання - дебати -прийняття рішення. Для вирішення проблем часто використовують метод „мозкової атаки";

інструктивна (інформативна) нарада - передбачає передачу розпоряджень та необхідних даних ієрархічними щаблями управління. Організовують її за необхідності конкретизувати завдання для виконавців, роз'яснити питання, щоназріли, встановити терміни виконання доручень;

оперативна нарада („диспетчерська", „п'ятихвилинка", „літучка" тощо) -призначена для отримання інформації підлеглим про стан справ на виробництві. Отримавши необхідні дані, головуючий на місці приймає рішення, надає необхідну допомогу. При організації оперативних нарад важливо чітко визначити їхню основну мету, яка може бути інформативно-пізнавальною (взаємний обмін інформацією між дирекцією і керівниками цехів, підрозділів про рух матеріальних потоків у виробництві), контрольно-регулювальною (виявлення порушень, відхилень і спонукання до їхнього усунення), нормативно-оцінною (підбиття підсумків роботи за добу, визначення передовиків) або творчо-пошуковою (пошук колективних рішень до складних та міжвідомчих проблем).

Крім свого прямого призначення, кожна раціонально організована нарада набуває й важливого навчально-виховного значення. На нараді співробітники вчаться працювати в колективі, комплексно підходити до вирішення загальних завдань, досягати компромісів, розвивати культуру спілкування тощо.

Наради представляють собою особливий вид організації праці, що діє в обмежений термін і має певну спрямованість. Наради класифікують за наступними ознаками:

1)    за призначенням:

що виробляють і приймають рішення;

що роз'яснюють і уточнюють завдання щодо реалізації ухвалених рішень; що підводять підсумки та дають оцінку прийнятим раніше рішенням; оперативні (диспетчерські).

2)    за періодичністю проведення: разові;

регулярні; періодичні.

3)    за кількістю учасників: вузький склад (до п'яти осіб); розширені (до двадцяти осіб); представницькі (понад двадцять осіб).

Вибір конкретного виду наради залежить від предмета обговорення, управлінських традицій в організації, уподобань керівника та ін. Як правило, більшість нарад поєднують у собі елементи різних видів, бо головна вимога до них - об'єктивний аналіз проблеми, прийняття ефективного рішення, доведення його до виконавців тощо.

 

4.2. Організація і проведення наради

 

За статистикою, керівники і спеціалісти витрачають на ділові зустрічі та наради 20-30% робочого часу. Більшість із них, як правило, є масовими, що породжує різноманітні проблеми. Так, наради не завжди забезпечують очікуванийефект через неправильну технологію їхньої організації та проведення. Характерними недоліками є часте скликання нарад, незадовільний рівень підготовки і організації, залучення до участі багатьох осіб (здебільшого перших керівників), необгрунтована тривалість основної доповіді й дебатів, нечіткий стиль проведення, що призводить до їхнього затягування. Прийняті на нарадах рішення часто неправильно оформляються, через те їхнє виконання погано контролюється, що породжує необхідність проведення повторних засідань. До виникнення подібних наслідків призводить незнання чи невміння керівника правильно обрати вид наради, чітко сформулювати проблему, належно організувати її обговорення і прийняття рішення.

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 


Похожие статьи

О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця