О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця - страница 20

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 

Підготовка нарад передбачає: визначення видів нарад;

розроблення раціональної місячної (тижневої) структури нарад;

розроблення процедур проведення нарад з визначенням кола учасників;

регулярне інформування зацікавлених осіб про виконання роботи;

оперативне оцінювання якості виконання робіт;

регулярні консультації фахівців спорідненого профілю. План основних нарад складають на перспективу (місяць, квартал, рік) та узгоджують з усіма зацікавленими службами і посадовими особами. Його затверджують керівники і надсилають у всі підрозділи. Це дає змогу впорядкувати час засідань, їхню частоту, якісний і кількісний склад учасників, а також знімає проблему негайності скликання.

Іноді наради скликають раптово за нагальних потреб, однак правильно продуманий план сприяє переведенню багатьох нарад з розряду термінових до розряду планових.

Формулювання теми наради має окреслювати предмет обговорення, бути точним, конкретним, мати активну форму. Для визначення мети наради фіксують очікуваний від її проведення результат. Це може бути попередній обмін думками, підготовка рекомендацій для прийняття рішення тощо.

Підготовка окремої наради починається з визначення доцільності її проведення. Нараду треба проводити, коли є необхідність в обміні інформацією, виявленні думок і альтернатив, аналізі складних (нестандартних) ситуацій, ухваленні рішення щодо комплексних питань.

Крім того, на цьому етапі керівник має проаналізувати всі альтернативи цієї форми: рішення вищого керівництва; можливість вирішення питання по телефону; проведення селекторної наради; можливість об'єднання з іншими (плановими) нарадами.

При вирішенні питання про учасників наради потрібно ретельно підійти до формування кількісного і якісного її складу. До участі в нараді необхідно залучати тих посадовців, які є найбільш компетентними в заявленій проблемі. Оптимальний варіант учасників, коли їхня кількість збігається з кількістю тих,хто бере активну участь в обговоренні. Плідний обмін думками можливий за участі у ньому 7-9 осіб (проблемні наради). Збільшення кількості учасників знижує середній коефіцієнт участі (віддачі) присутніх та потребує більше часу на її проведення. Для оптимального залучення компетентних і зацікавлених осіб рекомендують потенційних учасників наради поділити на такі групи:

особи, яких безпосередньо стосуються питання, винесені на обговорення; особи, яких прямо не торкаються питання, винесені на обговорення; особи, яких прямо не торкаються питання, винесені на обговорення, але які з певних міркувань мають знати про прийняті рішення.

Краще зарекомендували себе наради зі змінним складом учасників, під час яких одні працівники, чиї питання обговорені, виходять, а їхні місця займають інші й активно включаються в обговорення актуальних для них питань. Деяких співробітників не запрошують на нараду особисто, а повідомляють, що вони мають бути протягом певного часу на своєму робочому місці, щоб за необхідності їх можна було залучити до розмови або отримати від них довідку по телефону.

Визначивши склад учасників, треба призначити день і час її проведення. Як правило, для наради приділяється один певний день на тижні. Це дозволяє його учасникам правильно спланувати свій робочий час і належним чином підготуватися до неї. Найкращий день для наради - середа або четвер, тому що тижнева працездатність має помітний спад у понеділок і п'ятницю. Однак п'ятниця - результативний день для проведення поточних нарад, що дозволяє підбити короткий підсумок тижня і визначити завдання на наступний тиждень.

Наради краще проводити в другій половині дня. З теорії біоритмів відомо, що в людини протягом робочого дня є два піки підвищеної працездатності: перший - з 11 до 12 год. і другий - між 16 і 18 год. Найкраще пристосувати нараду до другого піку, що буде спонукати учасників працювати швидко й ефективно. Оскільки будь-яка нарада порушує звичайний ритм трудової діяльності, у першій половині робочого дня (перший пік) проводити її недоцільно.

Підготовка учасників наради - останній етап у процедурі ділових нарад, сутність якого зводиться до завчасного ознайомлення всіх учасників з порядком денним і необхідними матеріалами. Кожен учасник має заздалегідь знати тематику й завдання наради, що буде сприяти її ефективному проведенню

До початку наради її учасники мають отримати письмове повідомлення про порядок денний, у якому доцільно зафіксувати тему, мету наради, перелік питань для обговорення, час та місце проведення, прізвища доповідачів і співдоповідачів, відповідальних за підготовку питань, час для обговорення кожного питання.

Наступним етапом підготовки наради є повідомлення про неї учасників. За 2-3 дні до наради їх сповіщають про місце та час її проведення, а також про наявні зміни у порядку денному. З цією метою використовують оголошення, телефонограми та ін. Нерідко їм надсилають разом з порядком денним доповідь або її тези, проект рішення. Особливо ефективним є ознайомлення майбутніх учасників з доповіддю, оскільки, відкривши нараду, можна відразу розпочатиобговорення, зекономивши чимало часу. Доцільно заздалегідь підготувати й розіслати список промовців у дебатах, що дасть змогу чіткіше дотримуватися оптимального регламенту - 3-5 хв. Триваліші виступи на нарадах є недоцільними.

Для ефективного проведення наради важливою є її тривалість. Оптимальна тривалість спільної розумової діяльності великої кількості людей становить усього 40-45 хв. Через 50-60 хв. увага учасників наради послаблюється: виникає шум, зайві рухи, розмови. Якщо й далі продовжувати нараду без перерви, то в більшості людей настає стомлення. Після 30-40 хвилинної перерви в присутніх поліпшується самопочуття, відновлюється нормальний стан і обговорення проблем можна продовжити.

Протокол наради - це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених завдань. Під час проведення наради його секретар фіксує у протоколі найбільш важливі моменти: питання, що розглядаються та прийняті рішення; виконавців завдань і встановлені терміни.

Обстановка на нараді найчастіше залежить від керівника. Для створення атмосфери невимушеності й діловитості треба, щоб її учасники почували себе рівними й відчували значимість розглянутих проблем. Керівник наради має стежити за тим, щоб невимушеність не придушувала діловитість і навпаки. Гнітючість, атмосфера страху й недоброзичливості аж ніяк не сприяють ефективній співпраці. Завдання наради - не знайти винного, а вирішити проблему. Вільний і відвертий виклад працівниками своїх думок, а також їхня невимушеність у спілкуванні значно скоротять непродуктивні втрати часу.

Якщо на нараді розглядаються складні проблеми, то треба неодмінно забезпечити умови для колективної розумової праці присутніх. Про те, що групова робота вдалася, можна говорити тоді, коли її результат вище результату праці кращого члена групи і коли він краще за суму індивідуальних результатів всіх членів групи.

Головуючий має ураховувати так званий психологічний феномен і організувати такий порядок виступів, при якому їхня черговість обернено пропорційна авторитету доповідачів. Це зумовлено тим, що більш молоді співробітники досить неохоче висловлюють свої погляди - особливо тоді, коли вони не збігаються із думкою керівника. Саме тому свіжі, нестандартні рішення проблем, що їх хвилюють, найчастіше просто не обговорюються.

Більшість нарад проводять у кабінеті керівника. Однак краще, коли їх скликають у спеціально обладнаному технічними засобами (диктофонами, засобами зв'язку, спеціальними столами тощо) приміщенні. Його площа не обов'язково має бути великою, у ньому не потрібні денне освітлення, сцена та ін. Для цього придатні невеликі кімнати на десять-двадцять осіб.

У будь-якому разі керівник має забезпечити ефективну участь в обговоренніпроблеми всіх учасників, ділову атмосферу, фіксування конструктивних пропозицій, що є передумовою вироблення обгрунтованих рішень.

Завершальний етап організації проведення нарад - це ухвалення рішення й проведення його в життя. Варто мати на увазі, що рішення на нараді приймається всіма разом і кожним окремо. Від того, наскільки учаснику наради вдалося включити свої ідеї й міркування в загальне рішення, залежить його ефективність.

 

4.3. Організація і проведення офіційних зустрічей

 

Ефективне проведення офіційної зустрічі потребує серйозної підготовки. Про таку зустріч потрібно домовлятися заздалегідь, у межах одного регіону - за 2­3 дні електронною поштою або по телефону.

Особливо ретельною треба готуватися до зустрічі з іноземцями. Потрібно передбачити всі елементи програми їхнього перебування: порядок зустрічі, персональний склад учасників, участь представників преси, обмін сувенірами, вітальні промови, розміщення в готелі, ділову частину, культурну програму, неофіційні прийоми, проводи.

Протоколом передбачаються такі основні моменти домовленості: предмет ділової зустрічі; місце проведення; часові межі; склад делегації;

матеріали для обговорення та підсумкові документи.

Предметом ділової зустрічі є питання і проблеми, які потрібно розглянути. Окрім зустрічей з метою вирішення ділових проблем проводяться також протокольні зустрічі („візити ввічливості"), оскільки вони проводяться з метою особистого знайомства або виявлення уваги до партнера з певного приводу.

Місце проведення зустрічі має важливе значення для сторін переговорного процесу, адже воно може стати важливим аспектом її ефективності. Існують такі варіанти вибору місця переговорів: на своїй території, на території партнера, на нейтральній території за допомогою засобів комунікації (дистанційно).

Більшість ділових людей надають перевагу проведенню зустрічей на своїй території (у приміщенні своєї фірми). Така зустріч надає масу переваг господарю, який може впливати на процес переговорів засобами і прийомами організаційного плану: вибором і облаштуванням приміщення, місцем розміщення учасників за столом переговорів, методикою ведення переговорів (затягування, перерви), особливостями культурних і соціальних програм.

Організаційні засоби пов'язані з психологічними, адже форми і рівень організації переговорного процесу створюють відповідну психологічну атмосферу (дружелюбності, тиску, напруженості, маніпуляції тощо). Прикладом може бути оформлення офісу (розмір та дизайн кабінету, меблі, устаткування (комп'ютер,телефон, міні-АТС з факсом, коштовне письмове приладдя, календар, добірка книг та ін.), розмір стола, дистанція між господарем і відвідувачем, форма, розмір стільця (крісла), який пропонується відвідувачу тощо). Крім цього, сам статус гостя буде викликати у людини певну психологічну напруженість. Важливим є те, що господар не витрачає час і сили на подолання втоми після дороги та на адаптацію до нового середовища. Вони можуть використовувати переваги свого офісу: телефон, факс, Internet, секретарські послуги, кімнати для відпочинку, допомогу експертів, юристів, вищих за посадою осіб та ін.

Існують випадки, коли краще проводити переговори на території партнера. Перевагою такого розвитку сценарія є можливість отримати безпосередню інформацію про партнера, а сам факт, що ви погодилися провести переговори на його території, є свідченням поваги до нього, демонструє серйозність ваших намірів і може переконати іншу сторону в тому, що з вами варто мати справу.

Проведення зустрічі на нейтральній території не дає переваг жодній зі сторін. Ефективним цей варіант може бути при вирішенні конфліктних ситуацій. З цією метою використовуються конференц-зали в готелях або бізнес-центрах.

Розвиток міжнародного телефонного зв'язку, стільникового телефона, мережі Internet, відеокомунікаторів (конференц-відеозв'язок) дозволяє полегшити процес організації і проведення переговорів, відмовившись від організації очних зустрічей. Сучасні засоби зв'язку дають можливість здійснювати прямий електронний контакт з передачею зображення і звуку.

Важливим кроком до успіху ділової зустрічі є правильний вибір часу і дня тижня. Потрібно враховувати обставини ділового життя, ділові звички партнерів, години їхньої оптимальної працездатності. Психологи рекомендують під час організації переговорів враховувати такі чинники:

не потрібно планувати зустріч перед обідом, коли думки про їжу будуть заважати конструктивному спілкуванню. Але якщо про зустріч вже домовлено, у процесі переговорів можна запропонувати чашку кави, чай, солодощі;

не слід планувати зустріч відразу ж після обіду. Потрібно надати партнерам можливість зібратися з думками і переглянути необхідну інформацію;

понеділок, з одного боку, не кращий день для зустрічей, адже людям потрібен час, щоб налаштуватися на робочий ритм після вихідних. Хоча, з іншого боку, у понеділка є перевага „свіжої голови", тому в цей день можна зустрічатися для обговорення важливих проблем, плануючи закінчити їх до кінця тижня;

п'ятниця, коли всі вже очікують вихідних, не найкращий день для того, щоб починати будь-що;

необхідно завчасно обговорювати тривалість зустрічі. Адже може статися так, що партнер, якого не попередили про тривалість зустрічі, через півгодини після початку зустрічі вибачиться і, пославшись на необхідність виконання своїх не менш важливих справ, залишить переговори. Обумовленого часу проведення зустрічі заведено обов'язково дотримуватись;домовившись про час зустрічі, не запізнюйтесь. Це може розглядатися як зневага до партнера і позначитись на ході переговорів. У випадку непередбаченої затримки треба знайти можливість попередити про це партнера і вибачитись.

Переговори між двома представниками проводяться дуже рідко. Тому елементом протоколу ділової зустрічі є обумовлення складу її учасників, до якого традиційно входять:

безпосередні учасники переговорів;

компетентні консультанти (експерти);

допоміжний персонал (перекладачі, стенографісти, водії, секретарі та ін.).

В основі домовленості має бути покладено принцип рівної чисельності делегацій з обох сторін. Більш чисельна делегація має психологічну перевагу.

Переговори є тим ефективніші, чим менша кількість їхніх учасників. Тому, якщо необхідно якомога швидше їх провести, треба зменшити чисельний склад сторін: збільшення кількості учасників нерідко призводить до непорозумінь.

Списки учасників переговорів із зазначенням прізвища, імені та по батькові, місця роботи і посади заносяться до протоколу. Обмін протокольними списками, як правило, відбувається до початку зустрічі. Якщо ж списки завчасно не складені, учасники зустрічі обмінюються візитними картками.

Окрім чисельності обумовлюється також і рівень учасників зустрічі, який має бути приблизно однаковим. Підбір складу і представництво залежить від того, яке значення надають зустрічі, який характер угоди і від національних особливостей учасників переговорів. Так, китайські делегації на переговорах вирізняються чисельністю, а американці віддають перевагу невеликим групам. Підвищує імідж делегації наявність в її складі представника іншої статі.

Майбутня зустріч чи переговори передбачають завчасну підготовку матеріалів. Існують відповідні категорії документів, які обговорюються під час ході ділових зустрічей:

документи, які відображають позицію учасників з широкого кола питань і, як правило, містять рекомендації щодо тих, які будуть розглядатися;

проекти різних угод, протоколів чи договорів, які пропонуються як основа для проведення переговорів;

проекти резолюцій чи угод про наміри. Складним, але важливим елементом підготовчої роботи є підбір різноманітних документів з питань, які передбачається розглянути. Це офіційні довідки й документи та інша інформація, яка містить відомості про партнера. Незважаючи на те, що це потребує великих зусиль, знань і часу, у підсумку така праця себе виправдовує. Оптимальним результатом зустрічі є усвідомлення кожним того, що саме він отримав певну вигоду порівняно з вихідною ситуацією.

При підготовці приміщення для ділової зустрічі (переговорів) фахівці з наукової організації праці радять дотримуватися таких основних вимог: чистота, порядок,   провітреність,   відсутність   шуму,   сприятлива   для   обох сторінтемпература приміщення, комфортне освітлення.

Важливим елементом „комфортного стану" учасників є правильно підібрана колірна гамма приміщення. Так, синій колір заважає почувати себе невимушено, темно-коричневий і сірий можуть викликати неспокій, депресію, а червоний -збудження і тривогу. Надмірна кількість білого кольору стомлює очі й може викликати роздратування. Отже, найбільш придатним для зустрічей є світло-блакитний колір приміщення.

Інтер'єр приміщення для переговорів значно поліпшиться при наявності вазонів з квітами. До естетичного задоволення й зняття напруги приводить наявність в приміщенні куточків живої природи.

Важливим елементом підготовки приміщення до ділової зустрічі є обладнання столів. Психологічний аспект впливу на учасників зустрічі може носити форма столу. Так, квадратний стіл не схиляє до довіри і сприяє створенню атмосфери змагання. Така форма стола придатна для проведення коротких ділових переговорів. Переговори за круглим столом передбачають неформальний характер зустрічі та вільний обмін думками. Невеличкий журнальний столик допомагає дружній бесіді та слугує проведенню візитів ввічливості.

На столах розкладаються для кожного учасника блокноти, авторучки, олівці, проспекти. Стільці чи крісла мають бути зручними і в достатній кількості. Вздовж столу для переговорів заведено розставляти групами пляшки з мінеральною водою та чистими склянками. Бажано потурбуватися про каву або чай. Для цього необхідно передбачити на столах для переговорів кулер, кілька гарних сервізів, чай, каву, печиво, фрукти, тістечка чи кондитерські вироби.

Підготовкою приміщень для ділових зустрічей звичайно займаються або спеціально наймані працівники фірми, або запрошені спеціалісти.

Важливим елементом ділового протоколу є організація зустрічі делегації. У першу чергу, необхідно правильно визначити рівень зустрічаючих. Зустрічати повинен той, хто запрошував, підписував лист із запрошенням, і тільки як виняток - один з його заступників. При зустрічі делегації, особливо зарубіжної, необхідно дотримуватися певних протокольних правил:

ранг та посада зустрічаючого має відповідати рангу і посаді приїжджаючого голови делегації; зазвичай на зустріч прибуває голова делегації, що приймає, у супроводі 2-3-х осіб;

якщо гість приїжджає разом із дружиною, то голова приймаючої делегації зустрічає його також зі своєю дружиною;

першим відрекомендовується голова, який приймає делегацію, і якщо з ним на зустріч приїхала його дружина, то він відрекомендовує її гостям;

другим відрекомендовується гість - голова делегації, який відрекомендовує також і свою дружину;

голова приймаючої делегації потім відрекомендовує своїх співробітників -членів делегації, які приїхали зустрічати гостей, за рангами. Якщо серед зустрічаючих є жінки, то їх відрекомендовують у першу чергу. Якщо жінокнебагато, то їх рекомендують за рангами, а потім чоловіків - також за рангами;

керівник делегації, що приїхала, після цього у такий же спосіб відрекомендовує членів своєї делегації.

Зустрічаючи делегацію в аеропорту чи на вокзалі, голова делегації має вручити квіти тільки жінкам - учасникам делегації чи прибулим разом із її членами (чоловікам квіти не дарують, за винятком ювілейних дат). При зустрічі і проводах в аеропорту чи на вокзалі слід дарувати квіти, загорнені в целофан.

Зустріч делегації неминуче пов'язана із розміщенням в автомашинах. Правила посадки відповідно до міжнародної протокольної практики необхідно знати кожному членові делегації: і водію, і перекладачу, і керівнику делегації, і його дружині. Машина має подаватись так, щоб праві дверцята були обернені до тротуару. Першим сідає і виходить пасажир, який займає почесне місце. Якщо умови не дозволяють водієві подати машину правим боком до тротуару, то він сідає в машину через ліві двері. У цьому випадку інші теж сідають через ліві двері. Почесний пасажир займає місце на задньому сидінні з правого боку за ходом автомобіля, біля нього - господар чи керівник зустрічаючої делегації. Поруч з водієм може сісти охоронець, репортер і, як виняток, перекладач. Особа, що займає почесне місце, виходить через праві дверцята, а решта, щоб не турбувати того, хто сидить на почесному місці, - через ліві.

Якщо гість прибув з дружиною, то і зустрічаючий також повинен бути з дружиною. При цьому дружина займає праве місце на задньому сидінні, почесний гість ліве, а поруч з водієм на передньому сидінні може сісти супроводжуюча особа без господарів - господар зі своєю дружиною сідають в інший автомобіль. Може бути й інший сценарій, коли почесний гість і господар сідають в один автомобіль, а дружини з перекладачем їдуть в іншій машині. Посадка в такому ж порядку, як і в машині керівників делегації.

Зустрічаюча особа завжди повинна враховувати, що найкращим варіантом є пересування в автомобілі тільки вдвох. Розсадження членів делегації в автомобілях, як правило, проводиться по двоє, а супроводжуючих осіб - по троє, а то і четверо в одному автомобілі (мікроавтобусі). Якщо використовується особистий автомобіль і за кермом буде один із членів делегації, яка зустрічає, то почесним місцем для гостя буде місце поряд з водієм.

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 


Похожие статьи

О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця