О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця - страница 22

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 

задовольнити прохання чи вимогу й повідомити відвідувача про порядок і строк виконання прийнятого рішення;

відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши заявника про мотиви відмови і порядок оскарження прийнятого рішення.

Якщо питання потребують додаткового вивчення і перевірки, приймається письмова заява або скарга і пояснюється відвідувачу причини неможливості розв'язання питань під час особистого прийому, а також про порядок і строк розгляду його звернення.

Усі звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструються. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина. Якщо громадянин не отримав відповідь на своє звернення, він має право на оскарження в суді рішень, дій чи бездіяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, посадових і службових осіб.

 

5.5. Діловодство за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування

 

Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники органів державної влади і місцевого самоврядування.

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, мають прийматися та централізовано реєструватися у день їхнього надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки.

Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається в організаціях з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах.

Автоматизована реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистогоприйому громадян здійснюються з реєстраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.

Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті рішення, дата одержання відповіді. Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації може визначатись органом державної влади чи місцевого самоврядування.

У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують користувача інформацією про всі документи та їхнє місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп'ютера, а у разі потреби - на принтер.

Реєстраційний індекс пропозиції, заяви або скарги зазначається у реєстраційному штампі. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад, Д-401. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначками, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.

На вимогу громадянина, який подав звернення до організації, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянину.

У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка „ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування. Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд дооднієї й тієї ж організації (дубльовані), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.

У разі використання карткової форми реєстрації пропозицій, заяв і скарг, кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом картотек, що ведуться в організації. Вид картотек та їхня кількість мають відповідати потребам забезпечення обліку, довідкової роботи, контролю за виконанням доручень за пропозиціями, заявами і скаргами та їхнього аналізу. Картотеки можуть формуватись за розміщеними в алфавітному порядку прізвищами осіб, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги, за тематикою порушених у них питань.

У необхідних випадках ведеться алфавітний покажчик прізвищ громадян, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги.

У разі коли про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом „КОНТРОЛЬ" або літерою „К".

Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви або скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

У разі, якщо за результатами розгляду даються письмові та усні відповіді, робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці.

Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їхнього вирішення.

Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, щороку до 15 січня готують для керівників організацій матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру потреби.

Пропозиції, заяви і скарги громадян після їхнього вирішення з усіма відповідними документами та примірником реєстраційно-контрольної форми мають бути повернуті посадовим особам чи підрозділу службового апарату, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява та скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'якуобкладинку. У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів, вони підшиваються до даної групи документів.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їхня комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

Органи державної влади та місцевого самоврядування зберігають пропозиції, заяви і скарги для надання довідок і їхнього використання в інших цілях. Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на керівників, інших посадових осіб відповідно до їхніх функціональних обов'язків. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їхньої діяльності. Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв, скарг та документів, пов'язаних з їхнім розглядом і вирішенням.

Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного підрозділу за рішенням керівника органу державної влади чи місцевого самоврядування.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами підлягають знищенню у порядку, встановленому Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.Тема 6. КОНТРОЛЬ ЯКОСТІ РОБОТИ

 

6.1. Загальні організаційно-методологічні засади оцінювання діяльності в державному секторі

 

Історично склалося так, що оцінювання розглядається як засіб підвищення раціональності управлінських рішень. Маючи об'єктивну інформацію про виконання завдань і результати, можна ухвалити правильні рішення, пов'язані з розподілом бюджету, персоналу та плануванням діяльності.

Яскравим прикладом відображення управлінського процесу в умовах управління, орієнтованого на результат, є відомий ланцюг: внескидіяльність продукти результати, який зазначає, що результат отримується внаслідок широкого спектру категорій, входячи у взаємопов'язану, взаємозалежну економічну та управлінську систему.

При здійсненні програмного бюджетування орган державного управління виступає розпорядником бюджетних коштів, формулює цілі, які він планує досягти, і визначає показники, за допомогою яких можна оцінити фактичний рівень досягнення цих цілей. Проблема застосування програмно-цільового методу в бюджетному процесі є актуальною для усіх країн з перехідною економікою. Сутність цього підходу полягає у тому, що бюджетні кошти виділяються не на виконання функцій або утримання органів влади, а є одним з видів ресурсу для забезпечення надання державою відповідних послуг. За цією моделлю органи влади і державного управління повинні демонструвати певний результат та досягати чітко визначеної мети задля соціально-економічного, науково-технічного та культурного розвитку суспільства.

Безпосередньо в Україні впровадження програмно-цільового бюджетування розпочалося з прийняттям у 2001 р. Бюджетного кодексу України. Уряд схвалив Концепцію застосування програмно-цільового методу в бюджетному процесі, визначивши чотири групи результативних показників: затрати, продукт, ефективність та якість. Наявність таких показників дозволяє бачити, наскільки ефективно реалізується діяльність і чи приносить вона очікувану користь.

Метою оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань під час підбиття підсумків виконання ними своїх обов'язків є здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців шляхом перевірки якості їхньої діяльності відповідно до посадових інструкцій та особистих планів роботи.

Найважливішою категорією у плануванні, бюджетуванні, моніторингу та оцінюванні діяльності державного службовця є її результат. При плануванні та оцінюванні діяльності може використовуватися значна кількість результативних показників.

Оцінювання часто розглядають як складову менеджменту, основу для ухвалення рішень. Воно може доповнювати та вдосконалювати управління, але незаміщати його. Оцінювання - це потужний засіб, що виявляє саму сутність роботи організації і персоналу, дає можливість встановити, наскільки ефективною є адміністративна діяльність, визначити наслідки і причини неефективних дій, перебудувати та відкоригувати управлінські й організаційні процеси діяльності.

Існують такі основні мотиви оцінювання:

упереджувальний - однією з найпоширеніших причин оцінювання є прагнення якомога раніше з'ясувати, що відбувається з програмою чи діяльністю, для вчасного запровадження коригуючих заходів;

попереджувальний - оцінювання може бути присвячене тому, якою мірою програма або діяльність може досягти заздалегідь визначених цілей для ухвалення рішень про те, чи варто продовжувати виконання проекту;

контрольно-дослідний - випробування нових підходів виконання програм у серії демонстративних проектів з подальшим оцінюванням їхніх результатів (перевірка нових ідей);

оптимальнопошуковий - визначення, яка з версій програми чи проекту забезпечує кращі результати, щоб згодом включити її в роботу (вибір найкращого варіанта з кількох альтернативних);

фінансовопрогнозний - оцінювання для визначення необхідності подальшого фінансування проекту чи програми (ухвалення рішення про продовження фінансування).

Оцінювання діяльності базується також на певних функціональних принципах, а саме:

1.    Прозорість - оцінювання як можливість для громадськості брати участь в управлінні та контролі.

2.    Самоосвіта - оцінювання самоспроможності організації для розвитку.

3.     Атестація - оцінювання для визначення ефективності діяльності на основі досягнутих результатів.

4.     Заохочення або штрафні санкції - атестація для підвищення мотивації діяльності.

Як правило, під час оцінювання порівнюють те, „що ми маємо" з тим, „що повинно бути". Коли питання для дослідження сформульоване, воно обов'язково містить „між рядків" порівняння з явними або неявними стандартами. Отже, дослідження на основі порівняння за різними критеріями оцінювання відрізняє його від усіх інших.

В процесі оцінювання найпоширенішими є такі стандарти:

Порівняння з минулим - на чому базується досягнута продуктивність порівняно з минулим?

Порівняння на національному рівні - на чому базується досягнута продуктивність порівняно з продуктивністю еквівалентних інституцій у тій самій галузі?

Порівняння   на  міжнародному рівні   -  на  чому   базується досягнутапродуктивність порівняно з продуктивністю еквівалентних інституцій в інших країнах?

Еталонне порівняння - на чому базується досягнута продуктивність порівняно з найкращими зразками?

Цільове порівняння - чи відповідає досягнута продуктивність цілям уряду, іншим цілям?

Очікуване порівняння - чи досягнута продуктивність задовольняє очікуванням клієнтів?

Вимогливе порівняння - чи досягнута продуктивність задовольняє вимогам зацікавлених сторін?

Порівняння з професійними стандартами - чи досягнута продуктивність відповідає загальноприйнятим професійним стандартам?

Отже, оцінювання - це ретельне ретроспективне визначення переваг, вартості та цінності адміністрування, результатів та наслідків діяльності, яке має значення для майбутніх практичних ситуацій.

 

6.2. Щорічне оцінювання та атестація державних службовців

 

 

Показниками оцінки роботи державних службовців є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов'язків, етики поведінки та дотримання обмежень, передбачених законодавством про державну службу.

Чинний Закон України „Про державну службу" не містить прямих або непрямих вимог щодо проведення оцінювання діяльності державних службовців. На сьогодні механізми такого оцінювання частково врегульовані тільки урядовими нормативно-правовими актами.

Процес оцінювання показників діяльності не можна зводити лише до функції контролю. Він виконує набагато ширші завдання, якими передбачається досягнення таких цілей:

допомогти працівникам зрозуміти призначення виконуваних ними функцій, усвідомити організаційні цілі установи;

спрямовувати в потрібному напряму діяльність і координувати виконавську дисципліну державних службовців;

допомогти службовцям розкривати їхні потенційні можливості;

інформувати персонал про те, що очікує керівництво від їхньої роботи;

надати працівнику можливість самостійно оцінити ефективність своєї діяльності та зробити висновки про шляхи їхнього вдосконалення;

отримувати об'єктивну інформацію для адміністрування процесу просування по службі, призначення додаткових винагород.

Щорічна оцінка проводиться з метою поліпшення добору й розстановки кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності державних службовців, визначення їхнього потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистомурозвитку; планування кар'єри, удосконалення процесу планування та організації діяльності як державного службовця, так і державного органу в цілому, виявлення організаційних проблем та оперативного реагування на них, аналізу виконання посадових інструкцій.

При проведенні щорічної оцінки виконання державними службовцями професійних обов 'язків (згідно з посадовими інструкціями) та покладених на них планових і позапланових завдань (відповідно до плану діяльності державного органу, структурного підрозділу) використовуються особисті плани роботи державних службовців, які формуються державним службовцем за дорученнями (резолюціями) безпосереднього керівника на початку року відповідно до планів роботи структурного підрозділу та доповнюються протягом року за дорученнями керівника в разі покладання на підрозділ нових завдань, а також надходження доручень органів вищого рівня.

Щорічна оцінка проводиться відповідно до критеріїв та показників якості роботи державних службовців, які поділяються на загальні (характерні для усіх державних службовців) та спеціальні (залежать від особливостей роботи кожного державного органу). Зазначені критерії та показники пов'язуються з конкретною діяльністю та очікуваними результатами.

Загальним порядком проведення щорічної оцінки визначено примірний перелік загальних критеріїв та показників якості роботи державного службовця, який складається з трьох основних розділів та включає наступні критерії:

1.      Виконання обов'язків і завдань (обсяг роботи, що виконується; якість роботи; планування роботи).

2.      Професійна компетентність (професійні знання; професійні вміння і навички; уміння усно та письмово формулювати точку зору; готовність до дій, ініціатива; оперативність мислення; працездатність та витримка; відповідальність; самостійність; здатність до лідерства; здатність до поновлення і творчого застосування професійного досвіду).

3.     Етика поведінки (а також стиль спілкування, співробітництво,
дисциплінованість).

Визначений загальний порядок проведення щорічної оцінки може коригуватися керівником відповідного державного органу з урахуванням його особливостей.

Так, для керівних працівників додатково діють такі критерії: здатність до ведення переговорів; уміння організувати роботу підлеглих; професіоналізм у керівництві роботою підрозділу; контроль; оцінка та заохочення співробітників. При цьому якість виконання обов'язків та завдань оцінюється у чотирьох рівнях: „низький", „задовільний", „добрий" та „високий". Для кожного рівня якості та критерію передбачено допоміжні характеристики (Додаток А).

Форма бланку щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов'язків і завдань передбачає, крім загальних відомостей про державного службовця, ще три розділи.1.          Розділ „Самооцінка" передбачає відповіді державним службовцем на такі
запитання:

Наскільки успішно, на Ваш погляд, Ви виконуєте свої посадові обов'язки?

Укажіть кількість планових завдань, які Вами виконано і які не виконано.

Які окремі доручення (завдання), що мали ключове значення для роботи державного органу, доручалися Вам? Чи були Ви залучені до роботи в групах щодо розробки відповідних програм, нормативно-правових актів?

Навести приклади публікацій у виданнях з питань діяльності відповідного державного органу, якщо такі були протягом року.

Надати інформацію про навчання (підвищення кваліфікації та отримання освітньо-кваліфікаційного рівня).

2.      Розділ „Оцінка безпосереднім керівником" потребує надання
керівником такої інформації по державного службовця:

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 


Похожие статьи

О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця