О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця - страница 33

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 

В основній частині викладається суть проблеми, наводяться докази, пояснення, міркування. При цьому слід добирати переконливі цифри, факти, цитати, але ілюстративний матеріал не має поглинати змісту лекції або доповіді.

Закінчуючи текст, слід підвести підсумки, які повинні узгоджуватися зі вступом і не випадати із загального стилю викладу.

На другому етапі починається копітка робота над текстом шляхом його постійного „примірювання" до усного спілкування з конкретною аудиторією. По-перше, слід декілька разів прочитати його вголос перед уявленою публікою і перед своїми найближчими колегами, здатними сприймати текст по-дружньому, але критично. Не заважає прослухати свою доповідь у записі. При цьому у всіх ситуаціях треба робити нотатки зауважень і критичних оцінок, що дозволяє поступово „відшліфовувати" текст, „вживатися" в образ аж до осмислення ролі жестів, міміки, пауз, інтонації, додаткової інформації, життєвих ситуацій, мікроанекдотів тощо. Не треба нехтувати будь-якою можливістю провести тренування в озвученні тексту. Кожна така можливість зміцнює вашу позицію, робить „сухий" текст грамотним і логічним висловлюванням, де „ліричні відступи" у заздалегідь продуманому місці доповіді, доцільно розказані кумедні історії або навіть анекдоти привертають увагу і утримують контакт з аудиторією, надають змогу трохи перепочити і розрядити напруження.Логічним завершенням другого етапу є підготовка остаточного тексту доповіді або лекції й усного його варіанту, призначеного для озвучення в аудиторії. Він буде відрізнятися від повного тексту тим, що тут будуть зафіксовані лише найважливіші кроки лектора в усному висловлюванні. Тези й нотатки слід розташувати таким чином, щоб при нагоді ними було можливо швидко скористатися. Найбільш важливі й переконливі цифри, красномовні факти й цитати треба фіксувати окремо, щоб вони були „під рукою" в слушний час.

Іншими словами, лектор має не читати текст, а розмовляти з аудиторією. Для цього у тексті слід зробити поправки на усну форму мовлення, а саме:

-     довгі й складні речення замінити на короткі, прості (або поділити їх);

-     увести в „ключових" позиціях тексту вставні словосполучення типу можна сказати, як кажуть у таких випадках і звертання, покликані активізувати увагу слухачів (колеги, товариші, як ви знаєте... тощо);

-     позбавити текст незрозумілої термінології, „книжності", виділити місця, призначені для розповіді, щоб побачити своїх слухачів і відчути їхню реакцію;

-     розчленувати текст паузами і словами отже, таким чином, загалом, потім, далі, пізніше, щоб він не виглядав суцільним потоком;

-     акцентувати час від часу увагу слухачів на основному предметі розмови, бо їм важко все почуте „тримати в пам'яті";

-     для перетворення монологу в діалог перебудувати текст таким чином, щоб у ньому були запитання й відповіді, які формулювати може й сам доповідач: Що відрізняє цю проблему від попередньої? Насамперед те, що...; Чи правильно це? Ні, неправильно; Як Ви думаєте.; Чого не вистачає у запропонованій автором концепції? Правильно. Нормальної, зрозумілої для всіх логіки. тощо.

Третій етап починається з озвучення тексту перед аудиторією. Але, як не дивно, він продовжується стільки, скільки разів «живе» певна доповідь або лекція. З одного боку, він стає підсумком усієї попередньої роботи, від якої залежить публічний успіх або визнання лектора, з іншого - він означає початок нового осмислення проблеми, пов'язаного з постійною реакцією слухачів, а отже, з її постійною корекцією і вдосконаленням висловленої позиції. Ось чому лекція, доповідь - не монолог, а напружений і складний діалог, що спирається на найтонші нюанси публічної реакції і підлягає постійному аналізу й корекції після виступу. Доповідач кожного разу більш досконало прогнозує і провокує ситуацію, що змушує слухачів (і глядачів!) повністю покластися на логіку його виступу й зосередити увагу тільки на запропонованих матеріалах, прикладах і фактах. Проте завдання від цього не спрощується - промовець дедалі більше переключає свою розумову діяльність з форми впливу на аудиторію (він стає напівсвідомим) на глибинний зміст промови шляхом фіксації й запам'ятовування кожної репліки, загальної й індивідуальної реакції аудиторії на найпринциповіші моменти доповіді або лекції. Врешті-решт їхня цінність підвищується, коли вони стають простими, зрозумілими для кожної аудиторії, а отже, цікавими й доступними.Виступ - це участь в обговоренні якоїсь проблеми. До виступу важко підготуватися заздалегідь, бо все залежить від ситуації, яка пов'язана з розвитком дискусії. Як правило, виступаючий робить його коротким, фрагментарним, де торкається кількох проблем, висвітлених у доповіді, і оформляє свій виступ не як єдине ціле, а як набір реплік. Полемічність, критичне спрямування, лаконізм -характерні риси виступу. Він не має самостійного значення, ось чому зрозуміти його можна лише у зв'язку з проблемою, що обговорюється.

Промова - це усний виступ з висловленням певної інформації, що має вплинути на розум, почуття й волю слухачів. На відміну від виступу до неї можна підготуватись, враховуючи тематику мітингової, ювілейної або ділової ситуації.

При мітинговій промові оратор звертається перш за все до почуттів своїх слухачів. Вона має гостре політичне спрямування й торкається найактуальніших для суспільства тем. Емоційність, яскравість і різнобарвність мови, користування невербальними засобами комунікації для підсилення впливу на аудиторію примушує промовця звертатися до попередньо підготовлених записів обережно й вибірково. Простота розмовного стилю разом з пафосом публіцистики дозволяє встановити контакт зі слухачами. Але для цього слід орієнтуватися на більшість тих, хто зібрався на мітинг (про це буде свідчити сама його тематика), підбираючи для промови нові факти, щоб відоме стало сприйматися по-новому. У випадку орієнтації на меншу опозиційність промова приречена навіть при досконалому володінні словом професійного оратора.

Ювілейна промова характеризується святковістю й урочистістю, і її завжди вислуховують до кінця. Інша справа, як цю промову сприймуть самі ювіляри. Для позитивного враження промови треба робити короткими, урочистими, пафосними й водночас (особливо, якщо відзначається ювілей конкретної особи) сердечними і дружніми. У них схвальні відгуки бажано підкріпити дотепними жартами, спогадами про цікаві факти біографії ювіляра. Саме тут доречні експромти, імпровізація, невимушеність і безпосередність спілкування. При наявності мікрофона на перше місце висувається добре володіння всіма відтінками голосу, бо мікрофон їх посилює й увиразнює; голос стає звичайним, а темп середнім (без мікрофона голос підвищений, виразний, а темп повільніший зі значними логічними, психологічними й фізіологічними паузами).

Бесіда проводиться звичайно з обмеженою кількістю учасників і охоплює невелику кількість питань. Головне завдання бесіди - викликати присутніх на розмову. Для цього треба стисло, дохідливо й просто визначити тему і коло питань для обговорення, а потім через запитання, на які спочатку відповідає сам ініціатор бесіди, втягувати в розмову присутніх.

Найважливішими є перша фраза, погляд, настрій керівника, від яких залежатиме хід зустрічі. Тому варто починати її стримано, але доброзичливо, підсилюючи темп і розкутість залежно від ступеня відкритості аудиторії.Відмінність ділової бесіди в тому, що вона спрямована на заздалегідь спланований результат і висновки щодо вирішення певних виробничих завдань на основі аналізу отриманої інформації. При цьому ефект зворотного зв'язку дозволяє керівникові швидко реагувати на висловлювання і приймати найбільш оптимальні рішення. Ділова бесіда як форма взаємного спілкування має цілу низку переваг перед іншими видами усного й писемного спілкування:

1.    Вона не вимагає ухвалення остаточного рішення, тому керівник не скутий путами офіційності, а підлеглі відчувають себе рівними і тому висловлюються вільно, а отже, більш об'єктивно.

2.    Бесіда розширює компетентність керівника за рахунок критичних оцінок, пропозицій і думок її учасників, розширює коло обізнаних зі спільною справою і підкреслює відчуття особистої значущості в обговоренні та при вирішенні питань.

3.    Вона забезпечує швидкість реагування за допомогою пояснень, поправок і можливість диференційованого підходу до предмета обговорення, оцінки об'єктивних і суб'єктивних факторів під час вирішення проблеми.

До специфічних і водночас найбільш поширених бесід належать кадрові й дисциплінарні. Кадровими є співбесіди при прийомі на роботу чи звільненні. Їхня ефективність підвищується при вмінні керівника точно схарактеризувати коло проблем, з якими майбутній підлеглий матиме справу, і сформулювати основні вимоги до посади. Головне при цьому створити відверту конструктивну атмосферу спілкування. У ситуації, коли керівник поводиться нетактовно, перебиває співрозмовника, висміює його аргументи або грубо реагує на протилежну точку зору, об'єктивність фактів та інформації зменшується і, отже, ефективність бесіди стає проблематичною.

Дисциплінарні бесіди відрізняються тим, що вони пов'язані з фактами порушення дисципліни на виробництві або відхиленням від установлених норм у діяльності організації чи підприємства. Головне їхнє завдання - майбутня робота працівника, який чимось завинив, тому не потрібно проводити їх без належної підготовки й попереднього прийняття рішень. Бесіда про дисципліну - не вистава, а довірча розмова, при якій працівник повинен зрозуміти „оргвисновки", погодити програму його подальших дій і термін її реалізації. Іноді бесіда приводить до висновку, що для працівника необхідно зробити індивідуальні винятки з правил, про що обов'язково слід проінформувати інших.

Перед проведенням бесіди керівник має скласти план, з'ясувавши для себе:

-     яка причина бесіди, які конкретні завдання треба вирішувати у зв'язку з поставленою метою і темою;

-     які контраргументи може висунути співбесідник і що потрібно зробити, щоб досягти поставленої мети;

-     які варіанти вирішення проблеми можна запропонувати у ситуаціях згоди, відмови або заперечення;

на кого з партнерів чи підлеглих можна покластися у вирішенні проблеми і які переваги чи, навпаки, негативні моменти це може викликати.Дискусія - це обговорення будь-якого спірного питання. В основному дискусії проводяться серед науковців, але у наш час їхня актуальність зростає і серед широких кіл населення.

У науковій дискусії дуже важливо формулювати свої думки однозначними й точними словами, терміни обов'язково пояснювати і стежити за тим, щоб обговорення не відхилялось від головної проблематики.

Виступаючий має надати таку інформацію, яка необхідна для правильного розуміння й оцінки запропонованого способу вирішення проблеми, і дібрати такі аргументи, які б свідчили на користь саме цього способу. Краще, якщо він спробує спростувати й можливі контраргументи.

У середовищі вчених надзвичайно цінують час і надану нову інформацію, тому виступи мають бути точними й лаконічними. Цій меті присвячене й основне завдання головуючого. Він слідкує за регламентом, тактовно зупиняє промовців, які відхиляються від теми, і намагається, щоб усі аспекти проблеми були висвітлені, знахідки не загубилися (цьому присвячений протокол дискусії як його робочий інструмент), усі учасники обговорення мали можливість виступити, у підсумковому слові акцентувати увагу членів дискусії, у чому вони дійшли згоди, а в чому - ні, і запропонувати відповідну резолюцію.

У дискусіях іншого рівня слід дотримуватися таких правил:

-      поступіться опонентові тим, чим можна поступитися, акцентуючи увагу на тому, де ваші погляди не збігаються (Так, у цьому Ви маєте рацію, а я помилявся. Але я сподіваюся, що ми можемо розглянути ще одне питання, де наші погляди різні);

-      спробуйте „перекинути місток" між вашими поглядами й поглядами опонента;

-      не давайте опонентові зрозуміти, що ви маєте намір переконати його і впевнені, що цього досягнете;

-      намагайтесь „обійти" питання, де ви нічого не можете довести. „Встрявання" в їхнє обговорення - це додатковий сильний „козир" у руках опонента;

-      заради справи навчіться слухати критику, не піддавайтеся емоціям і амбіціям, віддавайте належне опонентові, коли він має рацію, умійте програвати з гідністю - тоді це не сприймається як програш, і вигравати спокійно, без тріумфу - тоді ваш опонент швидше стане якщо не вашим прихильником, то авжеж не вашим ворогом;

-      і виграючи, і програючи, уникайте надмірного вживання займенника „я", бо це принижує гідність співбесідника.

Вимоги до публічного ділового спілкування набувають сьогодні особливого значення, реалізуючись у таких злободенних формах, як прес-конференція, круглий стіл, диспут, мітинг тощо.

Так, наприклад, на прес-конференції (зустрічі керівників, офіційних осіб із представниками засобів масової інформації для інформування громадськостіщодо актуальної діяльності партійних органів, державних установ, навчальних закладів, підприємств, фірм тощо) основним елементом є доповідь. Саме професійно підготовлена доповідь програмує подальші запитання і зумовлює відповіді на них, полегшуючи роботу доповідача, референтів і головуючого.

На круглому столі (обговоренні серед запрошених заздалегідь запропонованого ініціатором проведення круглого столу кола питань з метою прояснення позицій учасників) головним елементом є підготовлений виступ; у диспуті - непідготовлений виступ з елементами бесіди; на мітингу - промова і т.д.

Але у будь-яких формах публічного мовлення важливо дотримуватися вимог до невербальних засобів спілкування. Перш ніж говорити, усміхніться. Це налаштує навіть важку розмову на доброзичливий тон і взаємоповагу. Посмішка повинна не тільки відповідати ситуації, але й визначати її. Навіть мовчазної посмішки іноді стає достатньо, щоб пом'якшити неприємну ситуацію або зняти роздратування партнера. Проте вона має бути не постійною маскою, а відповідати ситуації і природному настрою.

Важливе значення для встановлення контакту й утримання уваги аудиторії поряд з усмішкою має зоровий контакт. Варто дивитися слухачам в очі, бо це викликає довіру, і використовувати кліше типу Ви розумієте.. , Ви також помітили, що.., Як Ви знаєте... Такі „хитрощі" привертають увагу співрозмовників до теми і перетворюють монолог на діалог, нехай і уявний.

Погляд - це найсильніший компонент розмови. Уміння „витримувати погляд" - ознака сильної, рішучої особистості. Зустрічаючись, люди обов'язково дивляться одне одному в очі, що є „пробою на довіру". Щирість у погляді означає доброзичливе ставлення, але якщо партнер затримує його на очах, то робить це з метою пригнітити людину. Якщо ж співрозмовник затримує погляд разом з кивком голови, це означає згоду і довіру, а коли відводить очі у паузі - він не все сказав і просить не перебивати.

Символічною також є відстань, яка залежить від типу бесіди - інтимної, особистої, соціальної чи офіційної. Вона служить регулятором і визначає соціальний статус, стать і навіть місцевість, де мешкають співрозмовники. У слов'ян відстань при діловій розмові менша, ніж у американців, англійців чи австралійців, де соціальна дистанція збігається з особистою.

Дієвими компонентами ділової розмови є жести, які виражають емоції і бувають надзвичайно промовистими. Проте частота жестикуляції залежить від культури людини. Досвідчені лектори радять:

-     жести мають використовуватися лише при необхідності;

-     жестикуляція повинна бути різноманітною, але не безперервною;

-     жести мають відповідати своєму призначенню і не відставати від слова. Невербальна комунікація супроводжується певною інтонацією. Голос, тон,

-     уся сукупність виразових засобів мають свідчити про істинність думок і почуттів промовця. Ось чому треба постійно тренувати свій голос, частіше читати вголос те, що написали, і виконувати правила, які радять досвідчені оратори:пристосовуйте голос до тієї обстановки, де відбувається спілкування;

-     частіше робіть паузи: на початку - щоб зібратися з думками і настроїти аудиторію на слухання; у середині промови - для відмежування частин викладу думки; у середині речення - для організації слухачів і зосередження їхньої уваги;

-     старанно вимовляйте звуки й слова, щоб вас не тільки чули, а й почули;

-     не говоріть надто голосно - це справляє враження агресивності, і не говоріть надто тихо - це справляє враження невпевненості;

-     підвищуйте голос, коли ставите запитання, і зменшуйте його тоді, коли хочете когось переконати або відповісти на запитання.

Таким чином, щоб не виникало непорозумінь під час спілкування, слід узгоджувати несловесні засоби зі словесними, адже невербальні сигнали справляють вплив утричі сильніший, ніж слова. Щоправда, якими б правилами не користувався мовець, ніщо не може замінити власного відчуття міри, яке б підказувало вам, що в кожний конкретний момент можна, а чого не слід говорити й робити. Йдеться про тактовність, тобто вміння знайти правильну лінію поведінки в будь-якій ситуації і з кожною людиною незалежно від її душевного стану. Ось чому важливим є проникнення в тему, що й стане підставою для певних жестів, міміки, пауз і інтонації.Тема 4. ПИСЕМНЕ ДІЛОВЕ СПІЛКУВАННЯ

 

Писемна форма у практиці державного службовця і кожного, хто вважає себе спеціалістом вищого ґатунку, відіграє особливу роль, бо саме ділові папери матеріалізують будь-які проекти наукового, виробничого і громадського життя. Не випадково ще з дитинства ми починаємо знайомитися з буквою як графічним символом і продовжуємо це робити на рівні „букви закону" все життя. У такому довготривалому „марафоні", враховуючи консервативність норм і наявність часу для відшліфовування й відображення думки в писемній формі мовлення, здається, легко виконати його основні умови щодо регламентованості, лексичної ясності і граматичної точності. Проте на практиці так буває не завжди. При сучасному рівні професійно-мовної діяльності юридична складова української документації страждає від двозначностей і супечностей. Основна їхня причина - політична, а відтак, і методико-педагогічна - ідеалізація української мовної системи, на яку ніби-то не впливає російська чи інші контактні системи. Така „патріотична" позиція приховує найбільшу небезпеку для національної мои. Це наочно демонструють сучасні способи фіксації в документах термінології і власних назв, що руйнують його ділову і правову основу. Ось чому при аналізі писемного ділового спілкування доцільно зупинитися на принципах українського правопису і реалізації цих принципів при передачі в офіційній документації термінологічної і пропріальної лексики (власних назв).

 

4.1. Фонетичний принцип правопису

 

Попередній аналіз фонетичного принципу правопису („вимовляємо і пишемо - не вимовляємо і не пишемо") з фіксацією загальних норм в графіці та орфографії вимагає суттєвого роз'яснення на рівні тих історичних чергувань, що до цього часу є характерною ознакою української мови.

Чергування [г], [к], [х] із [ж'], [ч'], [ш'] або із [з'], [ц'], [с']. Таке чергування первинних звуків [г], [к], [х], які функціонували ще у праслов'янській мові, відбулося при їхньому пом'якшенні перед [і]. При цьому у сучасній російській мові вони частіше чергуються із [ж], [ч], [ш] (колись із [ж'], [ч'], [ш']): друг - дружить, мука - мучной, махать - машина, гены - жены, Евгений -Женя), а в українській мові - із [з'], [ц'], [с'] (значно рідше із [ж], [ч], [ш]): нога -нозі - ніжка, рука - руці - ручка, вухо - вусі - вушко; козак - козацький, Рига -ризький, Волноваха - волноваський, Гаага - гаазький, Мангуш - мангуський; рос. Чиполино - укр. Цибулина тощо. Таке обов'язкове чергування на основі пом'якшення торкалося переважно українських іменників жіночого роду (порівняйте: в Іраку ч.р., але: в Макіївці ж.р.) у давальному і місцевому відмінках (на відміну від родового відмінка, де залишається первинна тверда форма) перед закінченням -і, а не -е, як в російській мові (порівняйте: рос. Р.в. Сороки Ольги,Д.в. і М.в. Сороке Ольге - укр. Р.в. Сороки Ольги, але Д.в. і М.в. Сороці Ользі). За цією логікою в українській мові пом'якшення на основі чергування відбуваються в усіх відмінюваних частинах мови в жіночому роді: найкращий студент (Н.в., ч.р.), але: найкращій студентці (Д.в., і М.в. ж.р.), у суфіксах -ськ-, -цьк-, -зьк-(Запоріжжя - запорізький, Мангуш - мангуський, козак - козацький). І за цією ж логікою у невідмінюваних частинах слова (суфіксах), до складу яких входять зазначені звуки, пом'якшення не відбувається: тупик; Перевіряючи відділ збуту, перевіряючі прийшли до висновку; тільки тощо. За новими правилами правопису виняток становлять прикметники баскський і казахський (тут букви, що не вимовляються, передають інформацію про басків і казахів, а не басів чи козаків).

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 


Похожие статьи

О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця