О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця - страница 37

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 

12.   Індекс (розташовується у верхній частині сторінки зліва. Він включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/46, де 02 - шифр структурного підрозділу; 10 - номер справи; 46 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії).

13.   Посилання на індекс і дату вхідного документа (розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані в документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 03-10/234 від 23.11.2012, де 03 - індекс структурного підрозділу; 10 - номер справи за номенклатурою; 234 - порядковий номер).

14.   Місце складання або видання (розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи іншого населеного пункту, де видається документ).

15.   Гриф обмеження доступу до документа (розташовується з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: „для службового користування", „таємно" і т.п.).

16.   Адресат (розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - пишеться з середини нового рядка).

Гриф затвердження (розташовується у верхній правій частині документа. Це спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на певне коло структурних підрозділів чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: слово „Затверджую"; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; дата затвердження.Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ

директор школи (підпис) Н.М. Покровська 15.11.2012

18.    Резолюція (містить інформацію про подальшу роботу з документом. Розміщується у правому верхньому кутку чи на будь-якій площі сторінки, крім полів. Складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця, якому відправлено документ; вказівка про порядок у характері виконання; термін виконання; особистий підпис керівника; дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання є особа, наведена в резолюції першою. Резолюція має силу розпорядчого документа, бо пише її керівник установи або його заступник).

19.    Заголовок до тексту (друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа і, як правило, починається з прийменника „про").

20.    Відмітка про контроль (розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. Її проставляють за формою „К" або „Контроль").

21.    Текст (складається зі вступу, доказів і закінчення).

22.    Відмітка про наявність додатків (розташовується ліворуч у верхній половині сторінки).

23.    Підпис (засвідчує, як правило, перший примірник. До складу підпису входять: зазначення посади (ліворуч); ініціали і прізвище особи, що підписала документ (праворуч); підпис (посередині). Підписи кількох службових осіб розташовуються у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні).

24.    Гриф погодження (це зовнішнє узгодження, яке розташовується нижче від реквізиту „підпис" або на окремій сторінці, і складається зі слова „узгоджено" або „погоджено" , назви посади службової особи, з якою узгоджується документ (включаючи назву установи), особистого підпису, його розшифрування, дати).

25.    Віза (вживається для внутрішнього узгодження і складається з особистого підпису особи, що візує, і дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис. Зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою).

26.    Печатка (прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові і прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб: до статутів, положень, які вимагають печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму без герба).

Відмітка про засвідчення копій (розташовується у правому верхньому кутку (пишеться слово „копія" ). Під реквізитом „підпис" пишеться слово„правильно" ; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис засвідчується печаткою).

28.    Прізвище виконавця та номер його телефону (обов'язковий реквізит на вихідних документах (листах, довідках, висновках), який друкується на всіх примірниках у нижньому лівому кутку останньої сторінки документа).

29.    Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить: стислу довідку про виконавця; слова „ДО СПРАВИ" та номер справи, до якої має бути підшитий документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця).

30.    Відмітка про наявність документа в електронній формі (розміщується після тексту в нижній частині. Містить: повне ім'я файлу і його місце зберігання; код оператора; інші пошукові відомості).

31.    Відмітка про надходження (містить скорочену назву організації, що отримала документ; дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: назву організації; дату надходження; індекс документа. Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі документа).

32.    Запис про державну реєстрацію (фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України „Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади").

Мова ділових паперів відповідає загальнолітературним нормам сучасної української мови, що означає вживання загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів у значенні, які закріплюють за ними словники. Людина, яка складає документи, мусить добре володіти українською мовою, зокрема і тим варіантом, який обслуговує сферу ділових відносин та має писемну форму вияву.

 

5.2. Граматична форма ділових документів

 

Серед основних вимог до мови документів неабияку роль відіграє правильне вживання граматичних форм (правопис частин мови і синтаксис ділової документації). Ось чому на них слід зупинитися окремо.

Норми вживання частин мови в документації. Морфологія вивчає не тільки будову слова і способи словотвору, про що йшлося вище, але й класи слів за їхньою будовою, формами словозміни і загальним категоріальним значенням. Ці класи слів називаються частинами мови. Розрізнення частин мови впливає на правопис слів і зумовлює юридичну точність документа, ось чому про орфографію у межах ділового спілкування слід говорити окремо.

Усі слова залежно від їхнього значення, граматичних ознак, способів змінювання і ролі у реченні поділяються на частини мови. Частини мови, у свою чергу, можуть бути самостійними, які мають лексичне значення, відповідають напитання і виступають членами речення (книга, добрий, читати), і службовими, які, не маючи жодного значення і не відповідаючи на питання, як члени речення, виконують в ньому службову фукцію: з'єднують слова або речення (але, якби), указують на відмінок (для - Р.в.), заперечують чи підсилюють (не, ні).

Розрізнення самостійних і службових частин мови досить часто дозволяє уникнути орфографічних помилок (особливо при написанні слів разом або окремо): Воронцов мовчав... Зате Самієв, потираючи маленькі, жваві, брунатні руки, говорив невтомно. (О. Гончар); Я люблю тебе, друже, за те, що в очах твоїх море синіє. (В. Сосюра). У першому випадку слово зате не відповідає на питання, є службовою частиною мови і, таким чином, виконує функцію сполучника. У другому - словосполучення за те відповідає на питання (люблю „за що?"), має лексичне значення вказівного займенника, граматичне значення знахідного відмінка з відповідним закінченням і прийменником за і виступає в ролі додатка.

Подальша класифікація частин мови дозволяє більш повно відчути й передати їхні значення й функції.

Самостійні частини мови можна поділити на клас імен, до яких належать іменник, прикметник, числівник, займенник, і клас дій, де виділяються дієслова і прислівники. Дієприкметник і дієприслівник не є окремими частинами мови, вони є формами дієслова. Усі самостійні частини мови, крім прислівника, змінюються.

До службових частин мови належать прийменники, сполучники і частки.

Окреме місце у класифікації частин мови займають вигуки - слова, що не мають лексичного й граматичного значень, і служать для безпосереднього вияву почуттів, емоцій людини (а також звуконаслідувальні слова): о, от, ех, цур, ов-ва, киць-киць, тсс, ура, ку-ку тощо. У практиці ділового і наукового стилів вигуки практично не зустрічаються. В усному мовленні вигуки супроводжуються відповідною інтонацією, жестами, мімікою, а в писемній формі виділяються комами або знаком оклику: Гей, на коні, всі у путь! (П. Тичина); Ай! Як тут гарно! (М. Коцюбинський). Нижче проаналізуємо особливості їхнього правопису і вживання в діловому мовленні.

Іменник - це самостійна частина мови, яка має значення предметності і відповідає на питання „хто?" або „що?".

1.   Іменники мають рід і змінюються за числами й відмінками. В українській мові, крім традиційних відмінків, є сьомий, кличний, що відповідає тільки на питання „хто?": Оксано, бабусю, Петре. Вимова і правопис відмінкових закінчень набувають в українській мові виключного значення, бо порівняно з російською мовою вони можуть мати варіанти і лексичні значення. Так, у словосполученні до листопада включно йдеться про точно визначений місяць року, а у словосполученні до листопаду включно - про невизначений час опадання листя (більше про це див. у розділі „Граматика та мофологічні норми української мови"). Ось чому практика ділового спілкування передбачає обов'язкову обізнаність зі специфікою відмінювання іменників. Слід пам'ятати:Наголос на відміну від російської мови не впливає на характер закінчень. Порівняйте: рос. товарищем, плечном — укр. товаришем, плеч^ем; рос. золотой, маленький — укр. золот ий, маленький.

2.    На позначення осіб за місцем роботи або проживання в діловому мовленні вживаються аналітичні форми: не заводчани, поштарі, сільчани, а працівники заводу, пошти, мешканці села.

3.    У діловій мові однина може вживатися на позначення множини, якщо нема одиниці виміру або предмети не можна перерахувати: Урожай вишні здано на консервний завод (але: шість тонн вишень, надіслано партію дитячих костюмів). При цьому в ділових документах іменники, що означають речовину, можуть набувати форм множини, наприклад: На цьому складі можна придбати мінеральні води, технічні мастила.

4.    Складноскорочення типу завкафедри, завідділу виконкому (тобто керівництво якимось напрямком діяльності) пишуться разом із закінченням родового відмінка, а слово завідуючий - окремо з подальшою формою іменника в орудному відмінку: завідуючий фермою, завідуючий відділом магазину (тобто завідування конкретними предметами, товаром, знаряддям).

5.    У ділових паперах для назв осіб за професією, посадою або званням вживаються іменники головного роду (як правило, чоловічого), бо двох посад окремо для чоловіка і окремо для жінки не буває: Завідувач Васильєва (а не завідувачка, директорка, прем'єрка, членкиня, монархиня тощо), але: медсестра Іванова (бо первинно ця професія була суто жіночою). При цьому дієслово узгоджується з прізвищем людини, а не з посадою: Лаборант Іванова повідомила.

6.       Характер українських закінчень принципово впливає на розрізнення родового й давального відмінків іменників (якщо слова відмінюються за моделлю жіночого роду): одержано листа від Коряки С.Ф. (Р.в.); надіслано лист Коряці С.Ф. (Д.в.). Як бачимо, у давальному відмінку закінчення зумовлює чергування звуків [г, к, х] із [з', ц', с']. Але: Терлак - Терлака - Терлаку (для чоловіка) і незмнювана форма Терлак (для жінки).

7.   При звертанні вживається кличний відмінок у таких формах:

 

-     І відміна однини (чоловічі й жіночі імена): Микола, Ганна - Миколо, Ганно (тверда група); Ілля, Соломія, Мотря, Наталя - Ілле, Соломіє, Мотре, Наталю (м'яка група);

-     ІІ відміна однини (чоловічі імена): Олег, Антін, Дмитро - Олегу, Антоне, Дмитре (тверда група); Сергій, Ігор. Терень - Сергію, Ігоре, Тереню (м'яка група); Тиміш - Тимоше (мішана група);

-     ІІІ відміна однини (жіночі імена): Любов, Нінель - Любове, Нінеле;

-     ім'я по батькові: Олександр Анатолійович (Олегович, Геннадійович) -Олександре Анатолійовичу (Олеговичу, Геннадійовичу); Марія Василівна (Андріївна, Іллівна) - Маріє Василівно (Андріївно, Іллівно).

Прикметник - це самостійна частина мови, яка вказує на ознаку предмета і відповідає на питання „який?" або „чий?". Ця частина мовипояснює іменник, узгоджуючись з ним в роді однині), числі й відмінку: широкий степ, широка дорога, широке поле; у широкому степу, на широкій дорозі, широкі поля. За значенням прикметники поділяються на якісні, відносні і присвійні. Якісні мають простий, вищий і найвищий ступені порівняння (веселий - веселіший - найвеселіший), відносні вказують на ознаки предмета за його належністю до інших предметів, дій чи обставин (джерельна вода, річкове дно), а присвійні вказують на належність предмета людині або тварині і відповідають на питання чий? " (Шевченкові твори, орлині крила).

Вищий ступінь прикметників утворюється додаванням суфіксів -іш- (-ш-) до основи чи до кореня (повніший, дешевший) або слів більш, менш до простого ступеня (більш глибокий, менш продуктивний). Найвищий ступінь прикметників утворюється додаванням префікса най- до форми вищого ступеня (найбільший, найкращий або для підсилення якнайбільший, щонайкращий), а також слів найбільш, найменш до простого ступеня якісного прикметника (найбільш повний, найменш стійкий).

Оскільки якісні прикметники мають ступені порівняння і, отже, виражають суб'єктивну оцінку, у ділових документах переважають відносні прикметники, а при порівнянні якісних прикметників уживаються аналітичні форми. Не важливий - важливіший - найважливіший, а важливий -більш важливий - найбільш важливий.

За повнотою форм прикметники поділяються на повні (дрібний, густе, зеленому, материні) і короткі (дрібен, братів, сестрин, благословен). Коротка форма вживається переважно в народній творчості. Ось чому в діловому й науковому стилях прикметники (і дієприкметники) чоловічого роду мають тільки повну форму закінчення (пор.: рос. завод основан - укр. завод заснований), а жіночого, середнього роду і в множині - тільки коротку (пор.: рос. письменная, письменное, письменные - укр. письмова, письмове, письмові). Але у художньому стилі можливі повні варіанти: Чорнії брови, карії очі.

За характером закінчень прикметники поділяються на тверду і м'яку групи.

До твердої групи належать якісні й відносні прикметники, що мають основу на твердий приголосний і в називному відмінку однини чоловічого роду закінчуються на -ий (безладний, безробітний, величний, західний, книжний, навчальний, поточний, тотожний), а також присвійні прикметники із суфіксами -ів (-їв), -ин (-їн) (Андріїв, батьків, Ігорів, Маріїн, нянин) і всі короткі форми: годен, повен, прав, ясен.

До м'якої групи належать відносні прикметники, що мають основу на м'який приголосний і в називному відмінку однини чоловічого роду закінчуються на -ій (-їй) (будній, всесвітній, дорожній, осінній, ранній, середній, сторонній, художній), а також усі прикметники на -жній, -шній (внутрішній, зовнішній, колишній, сьогоднішній, теперішній), відносні прикметники на (безкраїй, довговіїй, братній) і якісний прикметник синій.

До жодної з цих груп не належать прикметники на -лиций (блідолиций).При відмінюванні слід пам'ятати, що специфіка української вимови (відсутність редукції) приводить до того, що закінчення у своїй більшості мають відкритий склад, а наголос у прикметників (і дієприкметників) не впливає на характер закінчень. Порівняйте: рос. экономической политики, экономической политике, экономической политикой — укр. економічної політики, економічній політиці, економічною політикою; рос. золотЛой, але маленький -укр. золотЛий, маленький.

Числівник - це самостійна частина мови, яка означає кількість або порядок предметів при лічбі і відповідає на питання „скільки?" або „котрий?" (ось чому слова типу двійка, десяток, сотня - не числівники, а іменники). Ця частина мови узгоджується відмінковими закінченнями з іменником: у трьох кімнатах, з п'ятьмастами робітниками, у четвертому ряду,

0  п'ятій годині. Крім цього, числівник один узгоджується з іменником у роді та числі: один стіл, однієї кімнати, в одних дверях.

За значенням числівники поділяються на кількісні, що відповідають на питання скільки? (один, два, десять, тринадцять, двадцять один, триста двадцять п'ять), і порядкові, які відповідають на питання котрий? (перший, другий, тринадцятий, двадцять перший, триста двадцять п'ятий).

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 


Похожие статьи

О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця