О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця - страница 8

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 

Вертикальний поділ праці - це відокремлення роботи з координації дій (управління) для здійснення контролю при виконанні певних завдань. У цьому випадку особи, підпорядковані одному керівнику, уособлюють в собі сферу контролю.

З погляду організації управлінської праці, виділяють три види поділу: функціональний, технологічний та кваліфікаційний. Функціональний поділ праці полягає в закріпленні конкретних функцій управління за підрозділами чи окремими працівниками. Так, у будь-якому апараті управління мають бути працівники, зайняті встановленням мети, плануванням, розробкою і організацією виконання рішень, мотивацією, контролем тощо. Подальша спеціалізація та функціональний поділ праці базується на основі конкретизації окремих складових конкретної (специфічної) функції і закріплення її за працівниками. Наприклад, у межах загальної функції мотивації праці виділяється функція обліку праці, яку може виконувати певний структурний підрозділ або окремий працівник.

Технологічний поділ праці - це спеціалізація працівників за трьома групами робіт:

керівництво структурним підрозділом згідно з певною функцією, що полягає в прийнятті рішень при здійсненні робіт на основі інформації;обробка інформації, яка надходить від об'єкта управління або з інших джерел, та створення комплексу документації, необхідної для здійснення цієї функції;

оформлення документації, до якої входить її пересилання, зберігання, облік, сортування тощо.

Кваліфікаційний поділ праці - це спеціалізація управлінців відповідно до їхньої кваліфікації та досвіду. Так, заступники керівника можуть відповідати за роботу різних структурних підрозділів. При цьому великий обсяг роботи може бути поділеним на однакові ділянки за певною ознакою.

Для раціоналізації управління особливого значення набуває вдосконалення функціонального і кваліфікаційного поділу праці. Пошук слід вести у напряму розробки оціночних критеріїв для віднесення всіх спеціалістів до певних класів, як це прийнято у юристів та у деяких інших спеціальностей.

Критеріями поділу праці між окремими працівниками державної служби є рівень та напрямок їхньої освіти, набутий досвід, а також наявність професійних здібностей, які охоплюють:

загальні здібності (інтелект; здатність до навчання, саморегуляція, активність, креативність);

організаційні здібності (психологічна вибірковість, практичний психологічний розум, психологічний такт, громадська енергійність, вимогливість, критичність, схильність до організаторської діяльності, спроможність до якісного виконання всіх функцій управління, професійна компетентність);

менеджерські риси (домінантність, упевненість у собі, емоційна стабільність, стресостійкість, прагнення до досягнень, відповідальність та надійність у виконанні завдань, незалежність особистості, лідерство);

спеціальні здібності: рівень розвитку мнемонічних процесів; розумові, вольові, атенційні (розвиток уваги), імажинативні (розвиток процесів уявлення) здібності, стійкість до невизначеності.

Під час прийому на державну службу необхідно виявляти певні здібності у претендентів за допомогою спеціальних тестів. При цьому треба розуміти, що завдання й обов'язки конкретного державного службовця мають відповідати завданням і функціям структурного підрозділу та вимогам типової професійно-кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

 

6.3. Делегування повноважень в органах державної влади та місцевого самоврядування

 

На основі всебічного аналізу робочого процесу та структури робіт керівник визначає найбільш відповідальні ділянки роботи, виконання яких, як правило, залишає за собою, а інші доручає своїм безпосереднім заступникам. У свою чергу заступники керівника таким же чином розподіляють роботу між своїми підлеглими. За такою схемою управління кількість роботи зменшується зверхудонизу, залишаючи на кожному щаблі тільки такий її обсяг, який під силу виконавцям. Відбувається так званий процес делегування завдань та обов'язків.

Термін делегування в теорії управління означає передачу завдань і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їхнє виконання, завдяки чому встановлюються формальні відносини та посадові зв'язки між працівниками. У свою чергу зв'язки стають основою для упорядкування спільної діяльності підрозділів і забезпечують можливості координації роботи організації. Необхідність у делегуванні повноважень і встановленню спеціалізації в управлінні випливає з фізичної обмеженості можливостей керівника, бо одна людина не спроможна виконувати весь комплекс робіт з управління організацією.

Ось чому розподіл праці в системі управління здійснюється тільки на основі делегування, за яким за кожним державним службовцем закріплюється конкретний обсяг роботи з визначенням його змісту. Але для ефективної організації такого процесу треба обов'язково визначити ділові якості, рівень компетентності конкретного державного службовця і знати інтереси працівників.

Відповідно до цього разом з делегуванням обов'язків кожен працівник отримує відповідні права або повноваження, необхідні для якісного та ініціативного виконання покладених на нього обов'язків.

Повноваження - це обмежене право на використання ресурсів організації, що спрямовує зусилля її працівників на виконання визначених завдань. при цьому повноваження делегуються посаді, а не людині, яка на цей час її обіймає. Ось чому, коли змінюється характер або напрям робота, суб'єкт управління одержує нові повноваження. Ліміти повноважень усередині організації визначаються політикою, процедурами, правилами й посадовими інструкціями, викладеними письмово, але можуть передаватися підлеглим і в усній формі. Система організаційних повноважень в органах державної влади і органах місцевого самоврядування в основному залежить від правового статусу відповідного органу.

Одночасно з повноваженнями на працівників державної служби покладають відповідальність - зобов'язання виконувати поставлені завдання і відповідати за їхнє вирішення. Під зобов'язаннями розуміють очікування від суб'єкта, який обіймає визначену посаду, відповідальності перед тим, хто передає йому повноваження, за ефективне виконання конкретних робочих вимог.

На відміну від розподілу обов'язків між працівниками, де повноваження делегуються зверху до низу, у керівників органів виконавчої влади відповідальність, навпаки, зростає від низу до верху. Керівник виконавчої влади або її структурного підрозділу, передаючи певну частку обов'язків та повноважень своїм підлеглим, не може уникнути відповідальності за результати роботи всього органу або його структурного підрозділу. Він несе відповідальність не тільки за особисті результати, а й за результати праці своїх підлеглих. Таким чином, делегування в цьому випадку реалізується тільки у межах прийняття повноважень, а не відповідальності, яка не може бути делегованою.

Вирішення питання щодо поділу праці повинно передбачати не лишевимоги до кваліфікації працівників і раціонального використання робочого часу, а й змістовність праці, упередження її монотонності, гармонізацію фізичних та психічних навантажень працівників тощо. Отже, при поділі праці існують межі економічної та соціальної доцільності.

З економічного погляду поділ праці можна поглиблювати доти, доки воно підвищує ефективність використання персоналу державної служби.

Із соціального погляду межею доцільності поглиблення поділу праці є збереження широкої кваліфікації працівників та змістовності їхньої роботи, попередження монотонності та надмірної втоми.

Одним із напрямів поділу праці в організації є також формулювання завдань. Завдання - це заздалегідь і нормативно визначена серія робіт або їхня частина, що має бути виконаною в обумовлений спосіб і в обумовлені строки. З технічного погляду завдання визначаються не для працівника, а для конкретної посади. На основі рішення керівництва про структуру кожна посада містить певний перелік завдань, які розглядаються як необхідний внесок у досягнення цілей організації. Вважається, що організація діє успішно, якщо завдання виконуються у такий спосіб і в такі строки, як це визначено при їхній постановці.

Виконання державним службовцем доручень регламентується ст.12 Закону України „Про державну службу". Відповідно до неї державні службовці під час виконання посадових обов'язків діють у межах повноважень, визначених законодавством, та відповідно до посадових інструкцій. Доручення керівників, надані в межах їхніх повноважень, є обов'язковими до виконання підлеглими. У разі виникнення сумніву щодо законності наданого керівником доручення державний службовець має право вимагати письмового підтвердження цього доручення, після отримання якого зобов'язаний його виконати. Державний службовець звільняється від відповідальності, якщо доручення буде визнане незаконним у встановленому порядку, крім випадків виконання явно злочинного наказу. Керівник у разі отримання вимоги державного службовця про надання письмового підтвердження про доручення зобов'язаний письмово підтвердити або скасувати відповідне доручення.

Крім своєї безпосередньої функції - розподілу завдань та повноважень між підлеглими, делегування служить також іншим організаційним завданням: вивільнює час керівництва для вирішення більш важливих завдань; виявляє потенціал працівників, розкриває їхні кваліфікаційні здібності; сприяє синергетичному ефекту;

створює додаткову мотивацію і ефект причетності кожного працівника до загальної справи для працюючих.

 

6.4. Кооперування праці державних службовців

 

З поділом праці нерозривно пов'язане кооперування (від лат. cooperation -співробітництво),  що  означає  єдність,  узгодженість  спільних дій окремихпрацівників та їхніх колективів у процесі трудової діяльності.

Іншими словами, кооперування праці - це об'єднання працівників для спільної участі в одному або різних напрямах, пов'язаних між собою процесом праці. Воно передбачає досягнення раціональних пропорцій у витратах праці, стає засобом підвищення продуктивності громадської і індивідуальної праці.

Кооперування на державній службі має особливе значення, бо без формальної координації вона може перетворитися на зони дії власних інтересів, що вкрай небезпечно для самого існування виконавчої влади і місцевого самоврядування як державних органів.

Ефективність кооперування полягає в забезпеченні раціонального використання персоналу, безперервності діяльності, підвищенні продуктивності праці, а також у встановленні раціональних соціально-трудових відносин між державними службовцями, узгодженні їхніх інтересів і цілей державної служби.

Кооперування праці державних службовців відбувається на двох організаційних рівнях:

між окремими працівниками, де досягається вузька професійна спеціалізація виконавчої роботи;

між функціональними підрозділами, де відбувається предметна спеціалізація й об'єднанні зусиль при вирішенні складних завдань.

До 1990 р. в органах державної влади превалювало адміністративне кооперування на основі вертикального розподілу праці. Але в умовах ринкової економіки воно набуває принципово іншого змісту. Відтепер в його основі лежать не стільки накази адміністрації, скільки колективні інтереси, за якими спонукальним мотивом виступає не адміністратор, а економічний (соціальний) інтерес (стимул). У цьому випадку кооперацію необхідно розглядати як добровільне об'єднання працівників на основі їхньої зацікавленості у співпраці.

Колектив є співдружність однодумців, у якому створюються передумови для формування соціального середовища, самовираження й розвитку особистості. Виконання колективних норм і правил розглядається як необхідна умова у вигідній для даного колективу кооперації і тому не пригнічує особистість.

Оскільки обсяг робіт поділяється на складові частини, хтось має координувати успішну діяльність персоналу. У цьому випадку на перший план виступає відокремлення функцій управління, сутність якого полягає у координуванні й інтегруванні діяльності держслужбовців. При цьому важливою рисою керівника є його здатність розподіляти обов 'язки між підлеглими таким чином, щоб уникнути паралелізму й дублювання функцій, необгрунтованого збільшення обсягу робіт через виконання зайвих операцій тощо.

З метою забезпечення раціональної кооперації і регламентування діяльності персоналу розробляються положення про структурні підрозділи, складаються посадові інструкції і схеми їхніх функціональних взаємозв'язків, тобто здійснюється формалізація трудових процесів на основі встановлення певних рамок, які між тим не мають права обмежувати ініціативу державних службовців.Тема 7. РЕГЛАМЕНТУВАННЯ ПОСАДОВИХ ОБОВ'ЯЗКІВ

 

7.1. Професійно-кваліфікаційні характеристики посад державних службовців

 

Функціональні обов'язки державного службовця характеризують сутність його діяльності на певній посаді. Вони визначаються професійно-кваліфікаційними характеристиками - нормативним документом, який установлює науково обґрунтований перелік професійних завдань, обов'язків та повноважень державного службовця, вимоги до його професійної підготовки, освітньої кваліфікації, досвіду практичної роботи; визначає місце посади в структурі органу державної влади, відображає правовий статус службовця та державного органу відповідно до його завдань і визначає вимоги щодо основних аспектів особистої культури.

Розроблення та впровадження професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців створює реальні правові, організаційні, економічні та соціальні умови для реалізації громадянами України права на державну службу. Без них неможливе функціонування системи добору кадрів і проведення на належному рівні їхньої атестації, формування дієвого кадрового резерву, вивчення здібностей державних службовців, які зараховані до кадрового резерву.

Основними принципами формування професійно-кваліфікаційних характеристик є наступні:

системний підхід до визначення кінцевих цілей діяльності державного службовця, орієнтований на формування особистих якостей та вмінь вирішувати сукупність професійних і соціально-професійних завдань діяльності;

діагностичність кінцевих цілей (можливість оцінки поставлених цілей);

двокомпонентність кваліфікаційної характеристики (об'єднання державної та відомчої складових вимог до державного службовця в одному документі).

При формуванні професійно-кваліфікаційних характеристик враховуються загальні вимоги до державних службовців, визначені законодавством, а також конкретні знання і вміння, необхідні для реалізації наступних можливостей:

забезпечення діяльності органу чи його структурного підрозділу відповідно до сучасних економічних, політичних та соціальних умов і вимог;

поєднання фундаментальних питань теорії з практикою, володіння сучасною методологією обґрунтування управлінських рішень з урахуванням загальнолюдських цінностей, інтересів особи, суспільства та держави;

вільного орієнтування у питаннях законодавства, що стосуються сфери його професійної діяльності;

критичного оцінювання і прогнозування політичних, економічних, екологічних, культурних та інших подій і явищ;

розуміння сутності економічних відносин, зовнішньої та внутрішньої політики держави;володіння стилістикою офіційних документів і правилами діловодства; умілого користування досягненнями інформаційних технологій.

На сьогоднішній день в Україні діє „Довідник типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців", затверджений Наказом Національного агентства України з питань державної служби від 13.09.2011 р. №11. Він забезпечує єдність у визначенні посадових обов'язків державних службовців і кваліфікаційних вимог щодо певних категорій і посад, а також сприяє правильному вирішенню питань перерозподілу праці між державними службовцями. Довідник служить основою при здійсненні такої діяльності:

розробці посадових інструкцій головних спеціалістів, провідних спеціалістів, спеціалістів тощо, які закріплюють їхні обов'язки, права і відповідальність;

розробці положень про структурні підрозділи у частині, які стосуються прав та обов'язків їхніх керівників;

підборі та розстановці кадрів, здійсненні контролю за правильністю їхнього використання у відповідності зі спеціальністю та кваліфікацією;

конкурсному підборі та атестації державних службовців;

формуванні дієвого кадрового резерву;

організації стажування в державних органах влади;

розробці та вдосконаленні програм підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців відповідно до змісту їхньої професійної діяльності.

Кожна професійно-кваліфікаційна характеристика в Довіднику складається з таких розділів:

1)        завдання, обов'язки та повноваження;

2)        має право;

3)        повинен знати;

4)        кваліфікаційні вимоги.

У розділі „Завдання, обов'язки та повноваження" наведено типові професійні завдання, обов'язки та повноваження для певної посади або для групи посад, подібних за професійними ознаками. Функціональні обов'язки встановлюються з використанням організаційно-юридичної термінології (керує, затверджує, перевіряє, аналізує, організовує, розглядає, отримує, виконує, забезпечує, підготовляє, здійснює, контролює, бере участь, координує тощо).

У розділі „Має право" окреслене коло прав та повноважень державного службовця, необхідних для виконання покладених на нього завдань та обов'язків.

У розділі „Повинен знати" наводяться основні вимоги до спеціальних знань, необхідних державним службовцям для виконання відповідних типових завдань та обов'язків, а також знань законодавчих актів, положень, інструкцій та інших нормативних документів, методів і засобів, які працівник повинен застосовувати під час виконання посадових обов'язків.У розділі „Кваліфікаційні вимоги" визначено відповідно до певної посади або групи посад вимоги до освітнього та освітньо-кваліфікаційного рівня державного службовця; до післядипломної підготовки, необхідні для виконання покладених на нього завдань та обов'язків; мінімальні вимоги до стажу державної служби, загального стажу роботи або стажу наукової (науково-педагогічної) роботи. Наведені у цьому розділі вимоги носять узагальнюючий характер. У разі необхідності з урахуванням специфіки роботи, складу кадрового резерву, можливостей системи підготовки та підвищення кваліфікації державних службовців і конкурсу, що проводиться при підборі державних службовців, кваліфікаційні вимоги можуть бути підвищені з метою призначення на відповідні посади найбільш кваліфікованих і досвідчених кандидатів, оновлення та поліпшення якісного складу державних службовців відповідно до потреб державного управління.

До Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців не включені професійно-кваліфікаційні характеристики посад державних службовців, правовий статус яких регулюється Конституцією України та спеціальними законами України, державних службовців - керівників, які згідно із законодавством призначаються Президентом України, Кабінетом Міністрів України, обираються або затверджуються колегіальним органом.

Відповідність обов'язків і кваліфікації державних службовців вимогам посадових професійно-кваліфікаційних характеристик визначається атестаційною комісією згідно з чинним положенням про порядок проведення атестації державних службовців.

 

7.2. Посадові інструкцій державних службовців

 

У Довіднику типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців визначено перелік основних робіт, які притаманні тій або іншій посаді у даному органі виконавчої влади. Конкретний перелік посадових обов'язків визначається посадовими інструкціями державних службовців, які розроблюються і затверджуються на основі Довідника та штатного розпису, затвердженого у встановленому порядку.

Посадова інструкція - це документ, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його конкретних завдань та обов'язків, прав і відповідальності, а також забезпечує умови для його ефективної роботи.

Посадові інструкції державних службовців на основі типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад розробляють органи виконавчої влади, їхні управління, самостійні відділи та інші служби, виходячи із завдань, функцій та повноважень, встановлених нормативно-правовими актами. Вони затверджуються керівником органу виконавчої влади або за його дорученням заступниками.

При розробці посадових інструкцій важливим є забезпечення єдиногопідходу до побудови, формулювання змісту розділів, послідовності їхнього викладу. При цьому вони мають відображати все коло посадових обов'язків, мати чіткі й короткі формулювання, бути гнучкими й динамічними. У посадовій інструкції мають бути чітко окреслені місце та роль державного службовця в діяльності підрозділу, межі його повноважень та відповідальності. Також рекомендується передбачати пункт про те, кого відповідальний державний службовець заміщує на час відсутності у зв'язку з відпусткою, хворобою та іншими причинами, а також хто його заміщує.

При розробці посадових інструкцій, якщо виникає необхідність, завдання та обов'язки, які включені до типової професійно-кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими державними службовцями, а коло завдань та обов'язків окремих державних службовців може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад. Усі посадові інструкції, що розробляються у відповідному органі виконавчої влади, мають бути взаємопов'язаними, аби не допустити дублювання у роботі держслужбовців.

Підготовка та періодичне уточнення посадових інструкцій мають забезпечувати раціональний розподіл та необхідну кооперацію праці державних службовців при виконанні завдань та функцій відповідного структурного підрозділу. Посадові інструкції належить переглядати у разі зміни функцій працівників або структури відповідного органу виконавчої влади.

Обов'язковими реквізитами посадової інструкції є: найменування установи, дата, заголовок до тексту, візи узгодження, підпис, гриф затвердження. У правому куті першої сторінки інструкції розташовується слово „Затверджено", вказуються посада керівника, ініціали та прізвище, підпис керівника про її затвердження, а також дата затвердження. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади та структурного підрозділу.

Текст посадової інструкції, як правило, складається з наступних розділів:

1)    загальні положення;

2)    завдання та обов'язки;

3)    права;

4)    відповідальність;

5)    взаємовідносини (зв'язки) за посадою. Розділ „Загальні положення" включає:

Страницы:
1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49 


Похожие статьи

О В Захарова, О О Шумаєва, В І Мозговий - Організація діяльності державного службовця